ChatGPTが大きく普及し、最新のAI技術に触れる機会が以前にも増して増えてきていることと思います。
そんな中、今回は「ChatGPT」の基本的な機能をおさらいし、それらが現場でどのように使用されているかをまとめてみました。
まだChatGPTが活用できていないという方も、この機会にぜひビジネスや私生活に活かすための活路を探してみてください。
※2024年5月13日に、ChatGPTの新しいLLM「GPT-4o(オムニ)」が登場しました！以下の記事で詳しい概要や使い方について解説していますので、合わせてチェックしてみてください。
そもそもChatGPTでできることとは？
そもそもChatGPTは何が出来るツールなのでしょうか？既に使いこなしていらっしゃる方も大勢いらっしゃると思いますが、この機会にもう一度何が出来るのか振り返ってみましょう。
| 機能 | 出来ること |
|---|---|
| テキスト生成 | 質問した任意のトピックや質問に基づいて、テキストを生成することが可能。 |
| 文書の読み取り | 与えられた文書の内容を理解し、要約や説明を生成することが可能。 |
| 翻訳 | 多言語に対応しており、与えられたテキストを他の言語に変換することが可能。 |
この表を見ていただければ分かるように、ChatGPTはテキスト生成や文書の読み取り、翻訳など、ビジネスにおいて非常に役立つ機能を持っています。これらの機能をうまく活用することで、報告書の作成や多言語の翻訳、情報収集の時間を大幅に短縮できそうですよね。
ビジネスの現場で最も大切なのはスピード感ではないでしょうか。業務を効率化し、スピード感を持って作業が出来れば、競争相手との差別化を図ることが出来ます。
自分のスキル向上の一助にもなりえるので、ぜひ上手にChatGPTと付き合っていきましょう！
ChatGPTが得意とすることとは
ChatGPTが得意なことは何でしょうか？せっかくなので、ChatGPTに聞いてみました。
ChatGPTによると、以上のことが得意とのことです。
単純にチャットツールだと思われている方や、googleのような検索ツールだと思われている方はまだまだ多いかもしれません。また、『「○○って何？」と疑問を問いかけてみたけれど、正確な答えが返ってこなくて諦めた』などという経験はないでしょうか？
もちろん得意なことに『情報提供』とあるように、そちらもChatGPTに出来ることではあるのですが、実は可能なことはもっと多岐にわたります。
ChatGPTは生成AIと呼ばれる文章生成に長けたツールです。そのため、その真価を発揮するのは提供された課題に対して文章を生成するときです。ChatGPTの得意なことを理解して、業務に取り入れていきましょう。
ChatGPTが得意なことは以下の通りです。
これらをうまく活用して、業務の効率化につなげていきましょう！
・テキスト生成: 任意のプロンプトや質問に対する文章の生成
・情報の提供: 多岐にわたるトピックに関する情報提供
・問題解決: 提案や解決策の提供
・基本的な翻訳: 指定された言語への翻訳
・学習と適応: 会話の文脈の読み取りとそれに対する回答
・複数のスタイルのテキスト生成: 指示に基づいたリライトや修正
ChatGPTが苦手とすることとは
では、逆にChatGPTが苦手なことは何でしょうか？こちらも先程と同じように、ChatGPTに聞いてみました。
有名な話ですが、ChatGPTがソースとしている情報は2023年4月時点のものまで(無料版GPT-4の場合)です。
これ以前のデータまでしか保持していないため、「昨日の天気を教えて」などの直近の問いには答えられません。ChatGPTを使用するうえで、大きく注意しなくてはならないこととなります。
他にもAIである以上、感情がないために感情に基づいた判断が出来なかったり、ごく一部の人間しか知りえないような専門的な知識には疎いところがあります。これらの特性も十分に理解しておく必要があります。
ChatGPTが苦手なことは以下の通りです。
これらの制約を理解した上で、ChatGPTを利用することが重要です。
・最新の情報: 2023年5月以降の情報(無料版GPT-4の場合)についての知識がない。
・深い専門知識: 専門的・高度な内容は、専門家と同等の正確な判断が難しい。
・主観や感情: 人間のように感情を持たないため、感情的な判断や共感は苦手。
・視覚や音響データ: 画像や音声の解析はできない。
・実時間の情報更新: リアルタイムに更新される情報に対応できない。
・完全な中立性: 偏見や誤情報を完全に排除することは難しい。
ChatGPTを使うべきタイミングとは
上記に記載した通り、ChatGPTには得意分野と苦手分野があります。これらを参考に検討してみると、以下のようなシーンが使うべきタイミングと言えそうですね。
・指定した文章やプログラムコードを生成してほしいとき
・情報を効率的に収集したいとき
・新規事業や業務の効率化などのアイディアがほしいとき
上手に活用することで今まで作業にかかっていた時間を大幅に短縮させることができたり、思いもかけなかったアドバイスをChatGPTから受けられたりします。
これから活用事例をご紹介していきますので、ぜひ取り入れられるものがないか参考にしてみてください。
企業・ビジネスにおけるChatGPTの活用事例
では、これからChatGPTの活用事例をご紹介します。ご自身の日次タスクにしているものの中に、これらが活用できるものはありませんか？
ぜひ取り入れて、効率化の一助にしてみてください。
企業・ビジネスでの活用例①：テキストの作成・要約・修正
ChatGPTはテキストの生成や要約、修正が得意です。こちらを活用して、読みづらくて煩雑な文章を要約することが可能です。
2時間ほどの会議に出席して要点を部下に伝えるときに、話したことが多すぎて苦労したことはありませんか？
また、業務で法律について調査するときに関連する文書が難解で匙を投げたことはないでしょうか？
ChatGPTでは要点をまとめてわかりやすく教えてくれます。
このままメンバーに内容を展開すれば、認識の齟齬を最小限に抑えることが期待できそうです。
企業・ビジネスでの活用例②：まとまった情報の収集
新規事業を検討するにあたり、今参入しようとしている業界でどんなサービスがあるのかを調べてみたくなる場面は多いのではないでしょうか？ChatGPTはまとまった情報の収集に大いに役立ちます。
例えば、以下の例では『就職活動を行っている大学生に対して実施されているサービスの中で、世の中に広く流通しているものを5つ教えて』と質問してみました。
結果は以下の通りです。
リクルートメントサイトやキャリアセンター、インターンシップなどの情報が提示されました。これらをgoogleなどの検索ツールで調べようとすると、複数のページを渡り歩かなくてはならないので時間がかかります。
しかし、ChatGPTは調べてほしいものの条件を指定すればすぐに回答を返してくれます。
これはかなりの効率化につながりそうですね。
これらの情報を足掛かりにして、自分でより深い内容を調べることが出来れば、ビジネスへの活用に大いに役立つことでしょう。
企業・ビジネスでの活用例③：プログラムコードの作成やダブルチェック
ChatGPTはプログラムコードの生成なことをご存じでしょうか？
ChatGPTでは以下のように『何をしたいか』を指定すると、以下のようにプログラムコードを生成してくれます。
プログラム言語に対する知識がなくても、最適な言語で記載してくれるのでとても重宝しますよ。
プログラムを組むことで普段行っている反復業務を思わぬ形で効率化できることもありますので、ぜひ試してみてくださいね。
企業・ビジネスでの活用例④：新規事業のアイデア出し
ChatGPTは新規事業に対するアイディア出しにも便利です。
新しくビジネスを展開しようにも、アイディアがなくてお手上げ…。そんな時はChatGPTに質問を投げかけてみるといいかもしれません。
以下の例では、『20代の女性をターゲットとしたオンラインで完結する新規事業』のアイディアを尋ねてみました。
『バーチャルファッションコンサルタント』や『DIYビューティキット』など、本当に事業にできそうな具体的なアイディアを複数出してくれます。机の上に向かっているだけでは出てこなかったアイディアも、もしかしたら出てくるかもしれません。
このようにAIがフラットに考えてくれたアイディアが実際の事業につながることも十分に考えられます。
企業・ビジネスでの活用例⑤：マニュアルやワークフローの自動化
企業には多数のルールが敷かれていることが多いため、そのベースとなるマニュアルは必要不可欠なのではないでしょうか？
しかし、マニュアル作成には膨大の時間がかかります。既存のルールをチェックして、例外を考慮、体裁を整えて…など、社内のメンバーにわたるまでに時間を要することがほとんどです。
このような悩みをChatGPTは解決してくれます。企業のルールなどをChatGPTに学習させることで、社内専用のChatBotのように使用することが可能。
「こういうときってどうすればいいんだっけ？」という悩みを打ち込めば回答してくれるツールを実現することが出来ます。
総務や経理の担当者の業務負荷を減らす一助になりそうですね。
企業・ビジネスでの活用例⑥：スケジュール作成の自動化
日々の業務やタスク管理は、忙しいビジネスマンの大きな課題です。ChatGPTを使用してスケジュール作成を自動化することができれば、大きく効率化につながります。
ChatGPTにスケジュールを組んでほしい内容を問いかけて、それに基づいてスケジュールを提案してもらいましょう。
例えば「8:00-17:00の間でファシリテーション研修を行いたいんだけど、スケジュールを考えて」というリクエストを入力すると、最適な時間帯でタイムスケジュールを設定してくれます。
時間の無駄を削減し、生産性を飛躍的に向上させることができますね。
企業・ビジネスでの活用例⑦：取引先へのメール文の作成
ビジネスの場面において、取引先とのコミュニケーションは非常に重要です。
しかし、正確かつ適切なメール文を毎回作成するのは、意外と時間がかかるもの。こちらに頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか？
そこでおすすめしたいのが、chatGPTを活用したメール文作成の効率化です！
ChatGPTが得意なのは文章の生成です。これを活かして、要望に応じたメール文を即座に作成してくれます。
例えば「新商品の提案内容を伝えるメールを作成して」というリクエストを入力してみましょう。
このように、取引先に対しも失礼のない適切な言葉遣いでメール文を作成してくれます。メール作成の手間がこれによって大幅に減少できます。
更に誤解を招くような表現をしてしまうリスクも低減させることが出来ます。
企業・ビジネスでの活用例⑧：会議の議事録作成
会議後の議事録作成は、正確さと速度が求められるタスクの一つです。多くの企業や組織で、この作業が時間と手間を要しているのが現状ではないでしょうか？
しかし、chatGPTの力を借りれば、このプロセスを大きく効率化することが可能になります。
ChatGPTは、話された内容やメモを元に、その会議の主要なポイントや決定事項を整理してくれます。
例えばメモの内容と一緒に「今日の会議の要点を整理して」と指示してみましょう。短時間で正確な議事録が自動作成されます。
これにより、議事録作成のストレスやミスのリスクが大幅に減少することが期待できます。
更に、会議後のフォローアップも迅速に行えることも、スピード感を重視するビジネスマンには嬉しいですね。
大学や教育におけるChatGPTの活用事例
ChatGPTは大学などの教育機関でも大きく活用されています。以下にこの事例をご紹介します。
教育での活用例①：レポート作成にあたるアイデア出し
大学のレポートや論文作成は、多くの学生にとって難題ですよね。特にテーマの選定や初期のアイデア出しは、頭を悩ませる一つの悩みの種ではないでしょうか。ChatGPTを活用することで、このプロセスを効率化することが出来ます！
ChatGPTは与えられたキーワードに基づいた情報やアイディアを提供してくれます。学生がレポートのテーマ選定を行う際にも、有力なツールとして役に立つのです。
例えば、「環境問題に関する新しい視点でレポートを書きたいんだけど、いいアイディアはないか？」と質問してみましょう。様々な視点や提案が返ってきます。
このように、ChatGPTは新しい発想を得るひとつのきっかけになります。新しいアイディアや視点の発掘に、取り入れてみるのは有効ですね。
教育での活用例②：参考文献例の検索
大学の研究や論文を作成するときに、適切な参考文献を選定することはその後の研究の質を大きく左右することになります。そんな大事な参考文献の検索がも、ChatGPTに任せることが可能です。
先ほど記述した通り、ChatGPTは指定されたキーワードに関連する情報をまとめて提供することが得意です。研究テーマに関して「このトピックに関する主要な文献は？」といった質問を投げかけてみましょう。関連する参考文献の例やキーワードを提供してくれます。
もちろん、ChatGPTの提案は一例に過ぎません。正確な文献探索には、従来のデータベースや専門的なツールの使用も欠かせません。しかし、初期の文献検索には非常に有効に働くことでしょう。
教育での活用例③：個々の学習状況に合わせたチューターとしての活用
ChatGPTは教育への活用も大いに期待されています。生徒からの質疑に対しても適切な回答がもらえるので、個々の学習状況に合わせたきめ細やかな指導が可能になります。
ChatGPTは役割を与えることで、その立場に立って質問に回答してくれます。例えば、「あなたは数学の先生です」と指示すれば、算数や数学の問題解答や解説を行うこともできるのです。
わからないことに丁寧に回答してくれるので、個々の学習状況に合わせてコーチングが可能になってきます。教師不足や教師の業務負担の増大といった、現代が抱える問題の解決にも一役買ってくれそうですね。
教育での活用例④：テスト採点の自動化など教員の負担軽減
大学や教育現場においてChatGPTのようなAI技術の活用が進む中、「テスト採点の自動化」にも大いに活用することが出来ます。多くの先生方は、テストの採点やデータ整理に多くの時間を費やしており、その負担が教育活動の質にも悪影響を及ぼしています。
ChatGPTは文章の把握に特に強みがあるツールです。採点に迷う文章問題や記述問題などで、高速に正解との差異を判定して、適切な得点を付与することができるでしょう。
採点にかかる時間を大幅に削減し、より教育活動や生徒とのコミュニケーションに専念できるといった副次的な効果も得られます。
行政・自治体におけるChatGPTの活用事例
ChatGPTは行政や自治体などでも大きく活用されています。以下に事例をご紹介します。
行政・自治体での活用例①：翻訳文の作成
行政・自治体は多様な言語による対応が求められるため、翻訳作業が多く発生します。こうした背景もあり、ChatGPTが翻訳のサポートとして活用されています。
ChatGPTは、文章を即座に多言語に翻訳する能力に長けているため、行政文書や観光資料、地域情報を各言語で翻訳するときに大きく効率化が可能になります。
以下の例では、「東京駅へはこの通路を400m直進してください」というメッセージを英語・中国語・韓国語・アラビア語でそれぞれ翻訳してください。という命令を投げてみました。
もちろん、翻訳の質やニュアンスの確認のために人間のチェックは不可欠です。しかし、初期ドラフトの作成や大量の文書翻訳の際には、ChatGPTの力を借りることで効率的な業務遂行が期待できますね。
行政・自治体での活用例②：行政文書の作成
行政・自治体では、日々多くの文書や報告書の作成が求められます。ChatGPTは、これらの文書作成プロセスの効率化に一役買っています。
例えば、定型的な報告書や申請書のドラフトはChatGPTが得意とするところです。また、ChatGPTは過去のデータや文書をもとに、その自治体特有の表現や言い回しを学習することも可能になります。これにより、前任者の引継ぎも容易になりますし、文書の一貫性や品質も保たれますね。
行政業務のスピードアップと質の向上は、我々の生活にも直結してきます。
ChatGPT利用上の注意点も存在する！
ChatGPTは非常に便利なツールですが、もちろん注意しなければならない点も多数あります。これらを念頭に置いて、うまく活用していきましょう。
注意点①：事実と異なる情報を生成することがある
先にもお話ししましたが、ChatGPTが学習しているのは2023年4月まで(無料版GPT-4の場合)のデータです。そのため、それ以降の最新情報は回答内容には反映されません。最新の情報を反映したい場合は、自分で調査する必要があります。
また、誤った情報も回答してくる事例が多く見受けられます。これはChatGPTの基本言語が英語であることから、翻訳した際に齟齬が発生してしまうことも大きく起因しているようです。
注意点②：個人情報や機密事項漏洩のリスク
ChatGPTは質問した内容を記憶して学習データとして取り込み、知能を拡大しています。そのため、企業の機密情報や個人情報を投稿すると、思わぬ形で学習データとして活用されてしまう可能性があります。
質問内容として入力する項目には外部に漏洩して困る内容が含まれていないかどうか、十分に注意して利用しましょう。
業務で利用する際は、この点について特に十分な注意が必要です。経営者の方は、このリスクも加味した上で社内ルールの設定や、そもそも現場に導入するかどうかを決める必要がありそうですね。
注意点③：不適切な文章が生成されるリスク
ChatGPTをはじめとするAIツールは便利な一方で、人間の感情や繊細な文化的背景を完全に理解することはできません。
特にSNSのような多くの人が見るプラットフォームでは、生成した内容が不適切であると認識され、大きな炎上を引き起こすこともあります。
このような事態を避けるため、ChatGPTの提供する内容を盲目的には信用しないことが重要です。必ず自分自身で最終的なチェックを行い、発信する内容には責任を持つようにしましょう。
まとめ：ChatGPTの活用事例はすでに豊富に存在！ぜひ積極的に取り入れてみよう！
この記事をまとめると、
・ChatGPTには得意なことと苦手なことがあるので、それらを把握して業務の効率化につなげることが出来ます。
・企業、教育機関、行政など、あらゆる分野で既に活用事例が発生しています。
・非常に便利なツールですが、注意点も多数あるためこれらを念頭に置いて、うまく活用していく必要があります。
でした。
ChatGPTの特性を正しく理解し、うまく業務に取り入れていきましょう！
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