ビジネスの現場において、迅速かつ的確なコミュニケーションは、非常に重要なスキルです。
その中でもメールの内容を検討する時間は、業務の中でもかなり大きな割合を占めてしまうものです。
- 宛先に誰を入れるのか
- 必要な内容は過不足なく含まれているか
- 認識齟齬が起きてしまう表現になっていないか など…
これらを考えているうちに30分経過してしまった、という経験がある方も多いのではないでしょうか？
今回は、ChatGPTをビジネスメールの執筆に役立てる方法を実例を交えてご紹介します。すぐに使えるプロンプトもご紹介しますので、AIの力でコミュニケーションのスピード向上を図りましょう！
※2024年5月13日に、ChatGPTの新しいLLM「GPT-4o(オムニ)」が登場しました！以下の記事で詳しい概要や使い方について解説していますので、合わせてチェックしてみてください。
ビジネスメールでChatGPTを活用する方法
ビジネスメールを作成する上でChatGPTを活用する方法には、どのようなものがあるのでしょうか？
この記事では実例を交えて、3点ご紹介していきます。
ChatGPTのビジネスメール活用シーン①：メールを作成する
ChatGPTへメールの作成を依頼する際は、何を伝えたいかを明確にすることが大切です。
例えば、
- 相手は上司？部下？顧客？
- 内容はプロジェクトの進捗？新製品の提案？ミーティングの設定？
- このメールを受け取ってどんなアクションを起こしてほしいのか？
上記の内容を細かに指定することで、ChatGPTは依頼内容から判断して文面を作成してくれます。
例えば、以下のような内容でChatGPTに指示をしてみました。
メールを送る相手：
最近契約した顧客
内容：
8/31 13:00～のミーティングのリマインド
場所、開始時間を伝える
追加の出席者がいないか確認する結果として出力されたドラフトがこちらです！
いかがでしょうか？
このままでも送信できそうなクオリティの文章を生成してくれるので、内容を改変すれば圧倒的に作成にかかる時間を減らすことが出来ます。
ChatGPTのビジネスメール活用シーン②：メールを添削・校正する
ChatGPTは、文章の添削、校正を依頼することも可能です。自分の書いたメール文章に対して、このまま送ってよいのか自信が持てずに、何度もリライトを繰り返してしまったことはないでしょうか？
そんな頭を悩ませている時間を効率化するために、添削や構成はChatGPTへ依頼しましょう。
例えば、以下のようなメールがあったとします。
このように自分が記載したメールに対して、以下のような観点でChatGPTへリライトを依頼してみましょう。
このメールの文章を以下の観点でリライトしてください。
・より明確に意図が伝わるようこと
・相手に対して認識齟齬を生まないこと
・相手に対して失礼な表現がないこと結果として、以下のような文面が出力されました。
このようにより良い表現でのメール文面を返してくれるため、より丁寧勝つ認識齟齬の生まれにくいやり取りを行うことが可能となります。
ChatGPTのビジネスメール活用シーン③：メールの要約をする
ChatGPtは、メールの内容を要約する際にも力を発揮してくれます。顧客や上司から送付されてきたメールが難解で、意図をかみ砕くのに時間を要した経験はないでしょうか？
また、まだ年次の若い部下に対してメールに書かれている意図を詳しく説明するために、対応に手間取った経験はありませんか？
このような場合も、ChatGPTを大いに活用することが可能です。
例えば、顧客から以下のようなメールが来たとしましょう。内容も堅苦しく、すぐには意図が読み取りづらいですよね。
こんな文章に対しては、以下のようにChatGPTへ依頼を投げるのがおススメです。
以下のメールの意図が読み取りづらいため、社会人1年目でも理解できるよう要点を3点で完結にまとめてください。
このように、メール内容を把握する時間も圧倒的に短縮することが可能になります。他社へ対して内容を展開する際も活用できそうなテクニックですね！
ChatGPTでビジネスメールの自動返信が可能な「ChatGPT Writer」
ビジネスメールを自動返信するために、Google Chromeで利用できる便利な拡張機能「ChatGPT Writer」というサービスもあります！
この拡張機能では
- Gmail上でメールの文章を考えてくれる。
- 誤字脱字のチェックをしてくれる。
など、メールを書く上で嬉しい機能が備わっています。
実は人間が文章を書く上で、最も時間がかかるのは”初稿に着手するまでの時間”であると言われています。
何かを書こうと思っても、まず何を書こうかわからない、１文目が書き出せない…そんな経験をしている方にはぴったりのツールですね。
簡単にメールの概要を入力し、Gmail送信画面にあるボタンをクリックすると自動でドラフトを作成してくれます。例えば、以下のようにChatGPT Writerにプロンプトを入力して実行してみましょう。
上記の1行の内容を元に、以下のような文章が出力されます。そのままGmailに展開できるので、とても便利ですね。
あとはカッコ内を送り先に合わせた形に整えて送ればいいので、メールを打つ時間を大幅に削減してくれます。
メールの作成に多くの時間がとられている人にはぴったりのツールですね。
ChatGPTでビジネスメールを送る時は機密情報に気をつけよう
ChatGPTもChatGPT Writerもそうですが、機密情報を送らないように気をつけましょう。
すでにサムスンなどの企業ではChatGPTに機密情報を入力してしまい、業務利用を禁止する動きも出ています。
また、AIは人間のように感情を持たないため、どうしても相手への伝え方の微妙なニュアンスの違いまでは汲み取ってくれません。
そのため、人間にしかわからない感情の機微を表現したい場合は不十分であることが多いです。
そうでない場合も誤解を生むような表現が含まれてしまうこともあるため、必ず送信前に自分の目と手でチェックをするようにしましょう。
まとめ
この記事をまとめると、
- ChatGPTを利用して、メール作成や校閲の時間を短縮することが出来る。
- 具体的な指示を出すことで、より精度の高いメール文の生成が可能である。
- ChatGPT Writerはメールの使用頻度が高い人におすすめのツール。
- ChatGPTを業務利用する場合は機密情報の流出に注意しましょう。
でした。
業務に活用できそうな内容があれば、どんどん活用してくださいね。
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