ChatGPTを活用した議事録作成のやり方を解説！【プロンプト例付き】

ChatGPT

会議が終わるたびに「議事録をまとめるのが面倒だな」と感じたことはありませんか？

聞き漏らしや内容の曖昧さが原因で、上司から修正指示が飛び、深夜まで残業――そんな事態に悩む人も少なくありません。

もし、会議終了から10分後には8割完成の議事録が手元にあるとしたら、仕事効率が大幅に改善されること間違いなしです。

本記事では、ChatGPTを活用して議事録作成を自動化し、生産性を向上させる具体的な方法を解説します！

📝 この記事のポイント

  • Zoom AI CompanionやGoogle meetのAI機能を使えば文字起こしから要約まで自動で作成が可能
  • 個人情報や社外秘の内容は読み込ませない、など最低限のリスク管理が必要
  • モデルによって記事要約の精度に大きな差はない
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監修者プロフィール
森下浩志
日本最大級のAI情報プラットフォーム「romptn ai」編集長。著書に「0からはじめるStable Diffusion」「0からはじめるStable Diffusion モデル・拡張機能集編」など、AmazonベストセラーのAI関連書籍を多数執筆。AIにおける情報の非対称性を解消するための社内研修や出張講義も行う。

生成AIの進化は速く、日々新しいAIツールが登場しています。「ツールが多すぎて、どれを使えばいいか、わからない」といった悩みもあるでしょう。

romptn aiが提携する「SHIFT AI」では、ChatGPTなどのAIツール活用法を紹介するセミナーを定期的に開催しています。

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実践準備｜議事録を取るために必要な情報

ChatGPTで議事録を作るために、難しい専門知識は必要ありません。ただし、ChatGPTが会議の内容を正しく理解するためには、その元となる「テキストデータ」が必要になります。

まず初めに下記のような会議内容をテキストにしたデータを準備しましょう！

  • 会議中に手書きやタイピングで取ったメモ
  • 録音した音声を文字起こしツールでテキスト化したもの

議事録を取るための3ステップ

ここからは、ChatGPTを使った議事録作成の具体的な手順を、3つのステップで説明します。

ぜひ、実際の会議メモや文字起こししたテキストを用意して、これから紹介する手順をなぞりながら議事録を作ってみてください！

ステップ① テキストの準備

最初のステップは、議事録の土台となるテキストデータの準備です。

まずは以下のような定例会議での議事録メモを用意します。

【手書き風】超・雑な議事録メモ
件名： マケ定例　めも

参加： Aさん、B課長、C、おれ

・A部長：えと、３Qのマケせんりゃく。しんちょくどう？

・B課長：Web広告→かなり良い。計画たいひで流入+15%！このままいけばもくひょー達成はよゆうか

・A部長：お、15%↑はすごい。じゃ、もっとアクセルふむか。よさん追加で10ﾊﾟｰ増。もっと伸ばすのはどう

・B課長：ぜひ！やれます！代理てんとすぐ調整します

・A部長：OK。Bくんよろしく。

・Cさん：あの、すいません。Web広告はいいけど、SNSがいまいち…

・A部長：SNS？なんかあったっけ

・Cさん：ふぉろわーは増えてるけど、肝心のこんばーじょん（CV率？）が計画にとどいてない。のびなやみ。げんいんは調査ちゅう。すいません…

・B課長：SNSはむずいよね。まあWeb広告あるし大丈夫では

・A部長：いや、そういう問題じゃない。Cさん、そこ原因ぶんせきして、たいあくあん…じゃなくて対策案、**来週の金曜まで！**まとめて。そこがボトルネックならすぐ潰さないとまずい。

・Cさん：はい、しょーちしました。来週金曜までにぶんせきと具体案だします。

・A部長：うむ、たのんだ。きょうの決定事項は、Web広告よさんUPとSNSのかだい対策、でOK？

ステップ② 文字起こしの整形

先程の例のようなメモは誤字脱字が多く議事録の精度が下がってしまうため、修正できる箇所はなるべく修正しておきましょう。

修正版

件名： マーケティング定例 メモ

参加者： A部長、B課長、Cさん

A部長： 第3四半期のマーケティング戦略について、進捗はどうですか？

B課長： Web広告はかなり良いです。計画対比で流入がプラス15%です！このままいけば目標達成は余裕かと思います。

A部長： 15%増はすごいですね。では、もっとアクセルを踏んで、予算を追加で10%増やして伸ばすのはどうでしょう。

B課長： ぜひやらせてください！代理店とすぐに調整します。

A部長： OK。B課長、よろしくお願いします。

Cさん： すみません、Web広告は良いのですが、SNSがいまいちです。

A部長： SNSで何かありましたか？

Cさん： フォロワーは増えていますが、肝心のコンバージョン率が計画に届いておらず、伸び悩んでいます。原因は調査中です。

A部長： いえ、そういう問題ではありません。Cさん、そこの原因を分析して、対策案を来週の金曜日までにまとめてください。そこがボトルネックならすぐに対処しないとまずいです。

Cさん： はい、承知しました。来週金曜日までに分析と具体的な対策案を出します。

A部長： はい、頼みました。今日の決定事項は、Web広告の予算アップとSNSの課題対策でよろしいですか？

ステップ③ プロンプトでフォーマットを指定し議事録を出力

ここからは実際にプロンプトを入力し議事録を作成してみましょう。

# 命令書
以下の会議の文字起こしテキストを元に、指定のフォーマットで議事録を作成してください。
文字起こしテキスト
（ここにステップ②で整形したテキストを貼り付ける）

抽出項目
・会議名
・日時
・場所
・参加者
・議題
・決定事項
・ToDoリスト（担当者、タスク内容、期限を明確に）
・懸念事項
・会議全体の要約（300字程度で）

出力フォーマット

実際に出力された結果は以下です。（GPT-4oモデル利用）

項目通りに整理され、TODOリストも可視化されたことで次回までのタスクが明確になりました。

Zoom/Google meetのAI議事録機能

実は普段使っているZoom/Google meetのAI議事録機能を使えばわざわざ手書きでメモを残す必要がなくなるんです！

しかもChatGPTなどの生成AIにプロンプトを読み込ませなくても議事録の出力まで自動化してくれます。

Zoom AI Companion

Zoom AI Companionは、Zoomの有料ライセンスユーザーであれば追加料金なしで利用できるAIアシスタント機能です！

この機能の最大の利点は、会議をしながらリアルタイムで要約を生成したり、会議後にボタン一つで議事録を作成したりできる手軽さです。

会議終了後は下記のように要約した内容をGmailで自動送信してくれます。

Zoom AI Companion 公式サイト

Gemini in Google Meet

Google Meetでは、Googleの最新AIである「Gemini」を活用した議事録作成が可能です。

こちらの特徴は、GoogleドキュメントやGmailといった他のGoogleサービスとの強力な連携にあり、会議が終了すると、議事録のドラフトが自動でGoogleドキュメントに保存されるため、編集や共有が非常にスムーズです！

下記のようにGemini利用開始ボタンを押し自動要約機能が開始されます。

会議終了後には数分で、下記のようにGoogleカレンダーに自動でドキュメントが保存されるため会議参加者であれば閲覧できる仕組みとなっています。

Gemini in Google Meet 公式サイト

モデル（o3/GPT-4o）・サービス（Gemini/Claude）比較

議事録作成に使える生成AIはChatGPTだけではありません。それぞれに得意・不得意があり、出力される議事録のニュアンスも異なります。

ここでは主要なAIモデルの特徴を比較し、どのような違いがあるのかを解説します！

ChatGPT o3

同じプロンプトを入力した結果が下記です。

期限が記載されていたり細かな文章に違いはあるものの、先ほど利用したGPT-4oと大きな差はありませんでした。一方でB課長のタスク期限については言及していないためそちらは修正する必要がありそうです。

Gemini 2.5flash

Geminiを利用した場合の結果は以下です。

ほぼ内容に差分はありませんが、「議題」がo3と比較すると抽象的になっていました。

またB課長のタスク期限ですが、明確な日付の記載はないものの「次回会議まで」という記載はズレていそうです。

Claude Sonnet4

Claudeで実行した結果は下記です。

こちらも同様にほぼ差分はありませんが、Web広告予算に関するタスクが未設定となっておりました。

ただ会話として設定期限を設けていなかったため正しい記載ではありました。

上記の通り複数のサービス、モデルを試してみましたが大きな差はありませんでした。

どちらにせよ出力した後に誤った記載がないか一度目を通した上で社内で展開することをお勧めします。

利用する上での注意点

ChatGPTやその他生成AIは議事録作成の強力なツールですが、その利便性の裏にあるリスクを理解しておく必要があります。

特に、情報セキュリティに関する注意点を軽視すると、重大なインシデントにつながる可能性があります。以下の点を必ず遵守し、安全なAI活用を徹底してください。

  • 機密情報・顧客情報を絶対に入力しない
    入力したデータは、AIモデルの学習に利用される可能性があります。社外秘のプロジェクト情報、取引先の情報、契約内容などを入力することは、情報漏洩に直結する危険な行為です。
  • 個人情報を入力しない
    氏名、住所、電話番号、マイナンバーなどの個人情報は絶対に入力してはいけません。会議の参加者名なども、イニシャルに置き換えるなどの配慮が必要です。プライバシー保護は企業の社会的責任です。
  • 出力結果を鵜呑みにしない
    AIは時に、事実と異なる内容（ハルシネーション）を生成することがあります。生成された議事録は必ず人間の目で最終確認し、内容の正確性を担保してください。特に、数値や固有名詞は注意深くチェックが必要です。
  • 企業のセキュリティポリシーを確認する
    会社によっては、ChatGPTをはじめとする外部AIサービスの利用が禁止されている場合があります。利用を開始する前に、必ず自社の情報セキュリティに関する規定を確認しましょう。

上記を守り、安全に利用しましょう！

まとめ

いかがでしたでしょうか？

本記事では、ChatGPTを活用して面倒な議事録作成を効率化する具体的な3つのステップから、ZoomやGoogle Meetの最新AI機能、利用時の注意点までを網羅的に解説しました。

この記事の内容をまとめると次のようになります。

  • プロンプトに投げるためのテキストデータの準備が必要
  • Zoom AI CompanionやGoogle meetのAI機能を使えば文字起こしから要約まで自動で作成が可能
  • モデルによって大きな差はないが出力結果の内容を一度目を通してから展開するように
  • 個人情報や社外秘の内容は読み込ませないように

ぜひ皆さんも議事録作成を効率化して時間を有効活用してください！

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