会議や商談を行う際、
- 聞き漏らしやタスクを漏らしてしまった
- 商談内容を後で詳しく確認したい
などといった経験をしたことのある方は多いのではないでしょうか。
そこで、AI議事録自動作成ツールを用いることでこれらの課題を解決できる可能性が高まります。
しかし、自社にマッチしたツールをどのように選ぶべきか分からないという方も多いでしょう。
そこで当記事では、AI議事録自動作成ツールの選び方や基本的な使い方、機能、メリット、注意点について詳しく解説しています。
ぜひ最後までご覧ください。
AI議事録自動作成ツールでできること4選
AI議事録自動作成ツールは、会議の効率化と質の向上に大きく貢献しています。
ここでは、「AI議事録作成」の分野で、このツールがどのような機能を提供しているか、具体的に4つの点に分けてご紹介します。
これらの機能を活用することで、従来の手法とは異なる会議の運営やより効率的な記録の作成方法を体験できるでしょう。
AI議事録自動作成ツールでできること①：音声の文字起こし
AI議事録自動作成ツールの一番の特長は、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化する「自動文字起こし」機能です。
この機能は、ツールの標準機能として、会議の流れを正確に記録し、充実した内容の議事録を作成するために非常に重要です。
会議中に話される様々な発言が、このツールによってテキスト形式に変換されます。
さらに、このツールは話者を区別する能力も持っています。これにより、誰が何を言ったのかを正確に議事録に反映でき、会議の内容をより明確に理解することが可能になります。
また、自動で句読点を付けるなど、読みやすい形式で議事録を作成するための機能も備えています。
このような自動文字起こし機能を備えたAI議事録自動作成ツールは、従来の手書きや録音による議事録作成の手間を大幅に削減します。
会議の内容を効率的に記録し、迅速な情報共有や後の議論の参照に役立てることができるため、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの質を高めることに寄与します。
AI議事録自動作成ツールでできること②：会議音声から自動でタスク作成
AI議事録自動作成ツールの便利な機能の一つに、会議中の発言からタスクを自動で作成する機能があります。
このツールは、会議の議論をリアルタイムで分析し、アクションアイテムや次のステップを自動的に識別します。
例えば、会議中に「この件は田中さんが担当して、次回までに報告を」というような指示が出されると、その内容をタスクとして自動的に記録します。
これにより、会議後の業務の割り当てや進捗管理が容易になり、作業の効率化が図れます。
タスク作成が自動化されることで、重要なアクションポイントを見落とすリスクを減らし、チームの生産性向上に寄与します。
AI議事録自動作成ツールでできること③：議事録の共有
AI議事録自動作成ツールには、議事録を独自のフォーマットで作成し、保存する機能が備わっています。
このツールは、さまざまなテンプレートを提供しており、会議の種類や目的に応じて最適なテンプレートを選ぶことができます。
例えば、プロジェクトミーティング用のテンプレートや、経営会議用のテンプレートなど、状況に合わせたフォーマットで議事録を簡単に作成できます。
これにより、議事録の一貫性を保ちながらも、各会議の特性に合った記録を残すことが可能です。また、作成した議事録はデジタル形式で保存されるため、後で簡単に検索して参照することができます。
このように、AI議事録自動作成ツールを使用することで、議事録の作成と管理を大幅に効率化することが可能です。
AI議事録自動作成ツールでできること④：多言語のリアルタイムな翻訳
AI議事録自動作成ツールの中には、海外の会議や多言語を扱う場合に便利な自動翻訳機能を備えているものがあります。
この機能を利用すると、異なる言語で行われる会議の内容をリアルタイムで理解しやすい言語に翻訳し、議事録としてまとめることができます。
例えば、英語で行われる会議の議論を日本語の議事録に自動変換することが可能です。
このような自動翻訳機能は、国際的なビジネスシーンで非常に有効で、異なる国のチーム間でのコミュニケーションの壁を低減します。
海外のパートナーとの会議や、多言語を使用する環境において、議事録の作成を効率的に行うのに非常に役立つツールです。
AI議事録自動作成ツール・ソフトを選ぶポイントは4つ
AIの進化により、私たちの仕事の仕方も大きく変わろうとしています。
中でも、「AI議事録作成」は、会議の効率化を図る上で非常に注目されています。
ここではAI議事録自動作成ツールを選ぶ際の4つのポイントに焦点を当て、それぞれの重要性と注意点を詳しく解説していきます。
AI議事録自動作成ツールの選び方①：ツールの使いやすさ
AI議事録自動作成ツールの選択で最も重要なのは、その使いやすさです。
使いやすいツールは、直感的でシンプルな操作性を持ち、初めてのユーザーでも簡単に使いこなせます。
操作の複雑さは、特に技術に不慣れな方にとっては大きな障害になるため、手軽でシンプルなUI（ユーザーインターフェース）を持つツールが望ましいです。
ツールを選ぶ際は、試用期間を利用して、実際に自社の環境で使い勝手をテストすることが重要です。これにより、操作の容易さや議事録作成のプロセスを確認でき、スムーズな導入につながります。
使いやすさを重視することで、業務の効率化だけでなく、ユーザーのストレスを軽減し、より良い会議運営が可能になります。
AI議事録自動作成ツールの選び方②：文字起こしの精度
AI議事録自動作成ツールを選ぶ際、重要なのが「文字起こしの精度」です。
高い精度は、会議の内容を正確にテキスト化することを意味し、これが低いと、誤字や誤解釈が増えるので、大幅な修正作業や調整作業が必要になります。
ツール選定時には、さまざまな製品の精度を比較し、実際に試してみることが肝心です。自社の会議内容をどれだけ正確に捉えるかを確かめることで、最も適切なツールを選ぶことができます。
正確な文字起こし機能を持つツールを選ぶことで、議事録の品質を維持し、修正作業の時間を節約できます。
AI議事録自動作成ツールの選び方③：ツールの機能
AI議事録自動作成ツールを選ぶ際、「どういった機能が備わっているか」を比較検討することも大切です。
AI技術を活用した議事録作成では、単に会話をテキストに自動作成するだけでなく、会議内容を分析する機能も備わっているものもあります。
例えば、会議でよく使われるキーワードを抽出して分析することで、会議の傾向や課題を把握することができたり、会議の進行を評価したりする機能も開発されています。
また、会議後の編集や共有機能も、議事録の活用度を高める重要な要素です。自社の会議スタイルやニーズに合った機能を持つツールを選ぶことで、会議の効率化と記録の質の向上が期待できます。
複数のツールを比較して、備わっている機能を確認し、自社に必要なAI議事録自動作成ツールを見つけることが、業務効率化への重要な一歩となります。
AI議事録自動作成ツールの選び方④：ツールの評価・実績
AI議事録自動作成ツールを選ぶ際、「ツールの評価・実績」を見ることは非常に重要です。
実績豊富なツールは、多くの企業に導入されており、その使いやすさや機能の充実度が高く評価されています。実績のあるツールを選ぶ利点は、多くのユーザーによる実際の使用経験から得られる信頼性にあります。
これらのツールは、AI技術を活用して議事録を自動作成する過程で生じる様々なシナリオを経験しており、その結果として機能が充実し、使い勝手が向上しています。
また、実績豊富で高評価を得ているツールは、使いやすい評価はもちろんのこと、導入後のサポートやアップデートがしっかりしている傾向もあります。
企業がツールを選ぶ際には、導入実績の数や業界での評価を参考にすることで、信頼性と効果の高いAI議事録自動作成ツールを選ぶことができます。
AI議事録自動作成ツールを利用するメリットは3つ
AI議事録自動作成ツールは、近年ますます多くのビジネスシーンで活用されています。このツールを使用することで、AI議事録作成に関連する多くの利点が得られます。
ここでは、AI議事録自動作成ツールを利用することによる3つの大きなメリットに焦点を当ててご紹介します。
これらのメリットを理解することで、会議の効率化と生産性の向上にどのように貢献できるかを見ていきましょう。
AI議事録自動作成ツールのメリット①：会議により集中できる点
AI議事録自動作成ツールを利用する最大のメリットの一つは、会議に集中できる点です。
従来、会議中に重要なポイントや内容をメモするためには、話を聞きながら同時にメモを取る必要がありました。
メモを取っている間に話の流れを聞き逃してしまい、議論についていけなくなったり、内容があまり理解できずに進んでしまっていた、といったような経験はないでしょうか。
AI議事録自動作成ツールは、この問題を解決します。このツールは、会議を録音し、その内容を自動で文字起こししてくれます。
その結果、参加者はメモを取ることに気を取られることなく、議論に集中することができます。また、会議の重要なポイントを記録し、後で読み返すことができるため、議論の質を高めることにも貢献します。
このように、AI議事録自動作成ツールは、効果的な会議運営をサポートし、より生産的な時間を提供します。
AI議事録自動作成ツールのメリット②：聞き逃しやタスク漏れの防止
AI議事録自動作成ツールを使用することによるもう一つの大きなメリットは、会議の内容を聞き逃したり、タスクが抜けることを防ぐ点です。
会議では多くの重要なポイントや決定事項が話されますが、従来の方法ではこれらを全て正確にメモするのは難しいことがありました。
しかし、AI議事録自動作成ツールを利用すると、すべての発言が正確に記録されるため、重要な情報を見落とすリスクが大幅に減少します。
このツールは会議の内容を自動で文字起こしし、後で聞き返したり読み返したりすることが可能です。これにより、会議中に進行されたタスクや決定事項が明確になり、ミスの防止につながります。
また、会議後に議事録を確認することで、重要なポイントを再確認し、タスクの漏れを防ぐことができます。
AI議事録自動作成ツールは、会議の内容を正確に捉え、効率的な業務遂行をサポートする貴重なツールです。
AI議事録自動作成ツールのメリット③：会議内容の共有がしやすい点
AI議事録自動作成ツールの３つ目の大きなメリットは、会議の内容や決定事項を容易に共有できる点です。
従来、会議後に議事録をまとめ、それを関係者に共有するプロセスは時間がかかり、時には情報の伝達が遅れることもありました。
しかし、AI議事録自動作成ツールを使用すると、会議が終わると同時に正確な議事録がすぐに作成されます。
このツールは、会議の内容を自動で記録し、整理した上で、参加者や関係者にすぐに共有することが可能です。共有機能を使えば、メールや社内のコミュニケーションツールを通じて、簡単に情報を広めることができます。
これにより、会議での決定事項や議論の内容が迅速にチーム内で共有され、全員が同じ理解を持って業務に取り組むことができます。
AI議事録自動作成ツールの共有機能は、会議の効率化だけでなく、組織全体のコミュニケーションの質を向上させる重要な要素です。
このツールにより、情報の伝達がスムーズになり、チームの生産性の向上に貢献します。
AI議事録自動作成ツールの注意点は3つ
AI議事録自動作成ツールは、会議の効率化に大きく貢献する一方で、いくつかのデメリットも存在します。
ここでは、「AI議事録作成」の分野でよく使われる自動作成ツールの主なデメリットを3つ挙げ、それぞれ詳しく解説します。
これらを理解することで、ツールをより効果的に活用するための知識が深まるでしょう。
AI議事録自動作成ツールの注意点①：文字起こしには必ず確認・修正作業が必要である点
AI議事録自動作成ツールは、AIの学習を通じて時間とともに精度が向上しますが、完全に正確なテキスト化は困難な場合があります。
例えば、会議で使われる専門用語や固有名詞が、AIによって誤って認識されることがあります。
これは、人間が新しい単語を覚えるのに時間がかかるのと同じで、AIも正確に学習するまでに時間が必要です。そのため、テキスト化された内容は必ず確認と修正の作業が求められます。
また、録音環境も重要で、周囲が騒がしい場所ではAIが正しく音声を認識しづらくなるため、静かな環境で使用するなどの録音環境を整える必要があります。
このように、AI議事録自動作成ツールは便利ですが、完璧ではないため、その使用には注意と補助的な作業が必要となります。
AI議事録自動作成ツールの注意点②：雑音への耐性に差がある点
AI議事録自動作成ツールの注意点として、周囲の雑音に対する耐性にツールごとに差がある点も挙げられます。
例えば、カフェでのカップの音や他の会話のような背景の雑音がある場合、AIが会議の声を正確に拾うのが難しくなることがあります。
これは、人間が騒がしい場所で特定の人の声に集中するのが難しいのと似ています。そのため、テキストの質に差が生じる可能性があります。
ですので、AI議事録自動作成ツールを選ぶ際は、トライアル版や無料版を使用して、実際の会議環境での精度を確認することが重要です。
このように、AIツールの選定には、使用する環境に適した耐性を持つものを選ぶことが求められます。
AI議事録自動作成ツールの注意点③：コストは決して安くない
AI議事録自動作成ツールを利用する際の注意点の一つは、コストが低くないことです。
無料版や低コストのツールは手軽に利用できますが、精度や議事録作成の機能面で不十分なことがあります。これは、高性能なスマートフォンと基本機能のみを備えた携帯電話を比較するようなものです。
無料版や低コストのツールも基本的な文字起こしは可能ですが、精度の向上や高度な機能を求めると、より高いコストがかかる有料版が必要になります。
そのため、AI議事録自動作成ツールを選ぶ際は、トライアル版や無料版でその性能を確認し、必要な機能が含まれているか、そしてそれに見合ったコストかを検討する必要があります。
高機能なツールを望む場合、それに見合った予算の設定とコスト効果を考慮することが大切です。
AI議事録自動作成ツールの文字起こし精度を上げる工夫・対策
AI議事録自動作成ツールは、会議の内容をテキストに変換する便利なツールですが、時として期待に応えられないこともあります。
そのため、AI議事録自動作成ツールの文字起こし精度を高めるためには、いくつかの対策や環境を整えることが重要です。
まず、AI議事録作成の精度を高めるためには、録音環境を整えることが必要です。例えば、「会議室の静けさを保つ」「マイクを適切に配置する」などです。
次に、AIツール自身の設定を調整することも一つの方法です。AI議事録ツールは、使用する環境や話者によって最適な設定が異なるため、これを調整することで精度が向上します。
また、導入後の継続的なフィードバックも重要です。AIツールはツール自身が学習機能を持っており、使用するほどに精度が向上します。ツールが誤って認識した内容を正確に修正しフィードバックすることで、AIはより正確な文字起こしを学習します。
これらの工夫や対策を行うことで、AI議事録自動作成ツールの文字起こしの精度は大きく向上し、より効率的で正確な会議の記録が実現します。
自社の業務改善に最適なAI議事録自動作成ツールを導入してみませんか？
いかがでしたでしょうか。
当記事では、AI議事録自動作成ツールの選び方や基本的な使い方、機能、メリット、注意点について詳しく解説しました。
これらのツールを活用することにより会議や商談がスムーズになるため、業務効率が向上する可能性が高いですが、そのためには自社にマッチしたツールを選ぶことが必要不可欠です。
ぜひ当記事の内容を参考にしていただき、自社にマッチしたツールで業務改善を進めていただけますと幸いです。
