近年、AI技術の発展に伴い、ビジネスシーンでAIを活用する動きが加速しています。そんなAIやChatGPTを秘書業務に活用する事例が増えつつあります。AIによる業務効率化は、単なるコスト削減だけでなく、より付加価値の高い仕事に集中できるようになると期待されています。
しかし一方で、「AIの導入によって自分の仕事がなくなるのでは？」という不安を抱く人も少なくありません。
本記事では、AIを活用した秘書業務の具体的な事例を紹介しながら、AIと人間の協働について考えていきます。また、AIの導入が雇用に与える影響についても、専門家の意見を交えて解説します。これからのビジネスシーンで求められるAIリテラシーとは何か、一緒に探っていきましょう！
現状の秘書の課題とは？
まず、秘書の方々が現状抱えている課題を見ていきましょう。
課題①：情報の整理と管理の難しさ
秘書は、上司や組織全体の膨大な情報を扱います。会議のスケジュール調整、各種資料の作成、メールや電話対応など、多岐にわたる情報を正確に管理する必要があります。情報の優先順位付けや、効率的な整理方法の確立に苦戦する秘書は少なくありません。情報の散在や、情報共有の不徹底は、業務の非効率化や重要なタスクの見落としにつながる可能性があります。
課題②：業務の断片化と多様性への対応
秘書の業務は、短時間で処理しなければならない細かいタスクが多く、業務が断片化しがちです。
また、上司や組織のニーズに合わせて、柔軟に業務内容を変更する必要があります。この業務の多様性と断片化に対応するには、高いマルチタスク能力と適応力が求められます。優先順位の判断を誤ったり、細かいタスクに追われて本来の業務に集中できなかったりするケースもあるでしょう。
課題③：高いコミュニケーション能力の必要性
秘書は、上司や社内の様々な部署、外部の取引先など、多くの人々とコミュニケーションを取ります。状況に応じて適切な言葉遣いや態度で接する必要があり、高いコミュニケーション能力が求められます。
時には、上司と部下の間に立ち、調整役を務めることもあるでしょう。円滑なコミュニケーションを維持することは、秘書にとって大きな課題の一つです。
課題④：機密情報の管理とセキュリティ対策
秘書は、機密性の高い情報を頻繁に取り扱います。取引先との契約内容、財務情報、個人情報など、外部に漏れてはならない情報を適切に管理する必要があります。情報漏洩は、組織の信用失墜や法的問題につながる恐れがあり、秘書にとって重大な責任となります。機密情報の管理体制の整備と、日常業務でのセキュリティ意識の徹底が求められます。
課題⑤：ワークライフバランスの維持
秘書は、上司の業務スケジュールに合わせて働く必要があるため、勤務時間が不規則になりがちです。
また、急な業務変更や、締め切りが近い仕事への対応で、長時間労働を強いられることもあります。仕事と私生活のバランスを保ちながら、高いパフォーマンスを維持することは容易ではありません。メンタルヘルスの悪化や、モチベーションの低下は、秘書にとって深刻な問題となる可能性があります。
秘書がAI・ChatGPTを活用するメリットとは？
秘書がAIやChatGPTのような技術を活用することには、多くのメリットがあります。以下にその主な利点を5つ紹介します。
メリット①：業務の自動化と効率化ができる
AIを活用することで、秘書の業務効率が大幅に向上します。例えば、ChatGPTのような言語モデルを使えば、メールの下書き作成、議事録の要約、報告書の作成など、文章に関する作業を自動化できます。
また、AIによるスケジュール管理や予定の調整は、ミスを減らし、時間を大幅に節約できます。ルーティンワークの自動化により、秘書はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。
メリット②：情報の整理と知識の即時アクセスができる
AIは、膨大な情報を瞬時に整理し、必要な知識を提供することができます。自然言語処理技術を用いて、メールや文書から重要な情報を抽出し、カテゴリ別に整理することが可能です。
また、AIアシスタントに質問をするだけで、必要な情報を即座に得ることができます。これにより、秘書は情報の検索や整理に費やす時間を大幅に削減でき、業務の正確性と速度を向上させることができます。
メリット③：コミュニケーションの円滑化ができる
AIチャットボットを活用することで、社内外のコミュニケーションを円滑に進めることができます。チャットボットは、よくある質問への自動応答や、問い合わせ内容に応じた適切な部署への案内など、コミュニケーションの一部を肩代わりします。これにより、秘書は対応に追われることなく、より重要な業務に専念できます。
また、AIによる感情分析を用いれば、メールや文書の感情のトーンを判断し、適切な対応方法を提案することも可能です。
メリット④：スキル習得とキャリア開発の機会につながる
AIの導入は、秘書のスキルアップとキャリア開発の機会にもつながります。AIを効果的に活用するには、新しい技術やツールに関する知識が必要です。秘書は、AIの基本的な仕組みや、AIツールの使い方を学ぶことで、自身のスキルセットを拡張できます。
さらに、AIによる自動化で生まれた時間を、戦略的な企画立案や、より創造性の高い業務に充てることで、秘書としてのキャリアを大きく成長させる機会となります。
メリット⑤：ワークライフバランスの改善ができる
AIの活用は、秘書のワークライフバランスの改善にも寄与します。タスクの自動化や効率化により、長時間労働の削減や、急な業務変更への対応力の向上が期待できます。
また、AIアシスタントを活用することで、上司不在時の意思決定や問題解決がスムーズに進められます。これにより、秘書は仕事のストレスを軽減し、プライベートな時間を確保しやすくなります。メンタルヘルスの維持と、仕事へのモチベーション向上にもつながるでしょう。
秘書がAIを導入するデメリットや注意点
秘書がAIを導入する際には、多くのメリットが期待される一方で、いくつかのデメリットや注意点も存在します。以下にその主なものを3つ挙げて詳しく解説します。
デメリット・注意点①：AIへの過度な依存とスキル低下の懸念
秘書がAIに過度に依存してしまうと、自身のスキルや判断力が低下する恐れがあります。AIによる自動化や効率化は確かに業務の助けになりますが、すべてをAIに任せてしまうと、秘書本来の能力が発揮できなくなる可能性があります。
例えば、AIが生成した文章をそのまま使用し続けると、自分で文章を構成する力が弱まってしまうかもしれません。
また、AIの提案を鵜呑みにして、状況に応じた臨機応変な判断ができなくなる恐れもあります。秘書は、AIを活用しつつも、自身の能力を維持・向上させる努力を怠らないことが大切です。
デメリット・注意点②：プライバシーとセキュリティの問題
AIを導入する際は、プライバシーとセキュリティの問題に十分な注意が必要です。秘書が扱う情報の中には、機密性の高い情報や個人情報が含まれている場合があります。これらの情報をAIツールで処理する際、データの保護や適切なアクセス制御が求められます。AIツールのセキュリティ設定や、情報の取り扱いに関するガイドラインを整備し、情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。
また、AIツールの選定にあたっては、プライバシーポリシーや、セキュリティ対策の徹底度を確認することが重要です。
デメリット・注意点③：AIの判断の限界と倫理的な問題
AIは、膨大なデータから学習して判断を下しますが、その判断には限界があります。特に、倫理的な判断や、微妙なニュアンスを必要とする状況では、AIの判断が適切でない場合があります。
例えば、AIが生成した文章が、意図せずして特定の個人や集団を差別するような内容になってしまう可能性があります。
また、AIによる意思決定が、社会的な規範や倫理観に反する結果を導く恐れもあります。秘書は、AIの判断をそのまま受け入れるのではなく、常に倫理的な観点から検討し、必要に応じて人間の判断を優先させなければなりません。AIの限界を理解し、責任ある判断を下すことが求められます。
秘書の具体的なAI・ChatGPTの活用方法
秘書は、AIやChatGPTのような技術を多様な方法で活用することができます。ここでは、その具体的な活用方法を5つ挙げて詳しく解説します。
活用例①：ChatGPTを使ったメールの下書き作成・文書校正
秘書は、ChatGPTを活用して、メールや文書の下書き作成を効率化できます。上司へのメールや取引先への連絡など、定型的な文章の作成をChatGPTに依頼することで、時間を大幅に短縮できます。秘書は、ChatGPTが生成した文章を確認し、必要に応じて修正を加えるだけで済みます。
また、ChatGPTを使って文書の校正や添削を行うこともできます。誤字脱字のチェックや、文章の流れを改善するための提案を得ることで、より質の高い文書を作成できるようになります。
※ChatGPTでの文章校正のコツは、以下の記事で解説しています。
活用例②：AIスケジュール管理アシスタントの活用
AIスケジュール管理アシスタントを導入することで、秘書は会議の日程調整や予定の管理を大幅に効率化できます。AIアシスタントは、関係者のスケジュールを自動的に分析し、最適な会議の日時を提案します。
また、予定の変更や追加があった場合、AIアシスタントが自動的に調整を行い、関係者に通知します。秘書は、AIアシスタントとの簡単なやり取りで、スケジュール管理に関する作業を完了できます。これにより、ミスの削減と時間の節約を実現できます。
活用例③：AIチャットボットによる問い合わせ対応
社内外からの問い合わせ対応に、AIチャットボットを活用できます。よくある質問への自動応答や、問い合わせ内容に応じた適切な部署への案内などを、チャットボットに任せることができます。これにより、秘書は問い合わせ対応に追われることなく、より重要な業務に専念できます。
また、チャットボットは24時間365日稼働可能なので、秘書が不在の時間帯でも問い合わせに対応できます。チャットボットの活用は、顧客満足度の向上と、秘書の業務負荷の軽減につながります。
※おすすめのAIチャットボット「AIチャットくん」「Notion AI」の使い方は、以下の記事で解説しています。
活用例④：AI議事録作成ツールの活用
会議の議事録作成にAIを活用することで、秘書は大きな時間の節約と効率化を実現できます。AI議事録作成ツールは、会議の音声データを自動的に文字起こしし、要点をまとめた議事録を生成します。秘書は、AIが作成した議事録を確認し、必要に応じて修正を加えるだけで済みます。
また、AIツールの中には、発言者の識別や、話題ごとの自動分類などの機能を持つものもあります。これらの機能を活用することで、より詳細で整理された議事録を作成できます。
※おすすめのAI議事録作成ツール「Parrot AI」の使い方は、以下の記事で解説しています。
活用例⑤：AIデータ分析ツールを使った情報の整理と分析
秘書は、AIデータ分析ツールを使って、業務に関連する情報の整理と分析を行うことができます。例えば、メールデータや文書データから、重要なキーワードや話題を自動的に抽出し、カテゴリ別に分類することができます。
また、取引先とのやり取りデータを分析することで、コミュニケーションの傾向や、重要な案件の進捗状況を把握できます。AIによるデータ分析は、人間では気づきにくいパターンや傾向を発見する助けになります。秘書は、AIの分析結果を活用して、より戦略的な意思決定や、効果的な業務改善に役立てることができるでしょう。
※データ分析AIを導入する場合は、下記記事を参考にしてみてください！
秘書のAI活用の導入事例
以下で秘書が、実際に活用しているAIを紹介していきます。
導入事例①：職員1人1人に「AI秘書」を導入(香川県庁)
| 導入企業名 | 香川県庁 |
| 事業内容 | 行政事務・学校事務など |
| 従業員数 | 14,957名 |
| AI導入前の課題 | ・情報収集や分析、文章作成などの業務に時間がかかっていた ・事務的な質問対応に職員の時間が割かれていた |
| AI導入成果 | ・情報収集や文章の要約、プログラミングなどの業務でAIを活用することで、業務の効率化が図られる ・庁内の事務的な質問にチャットボットが対応することで、職員の負担が軽減される |
香川県は、業務効率化を目的として、ChatGPTなどの生成AIの活用を開始しました。情報収集や文章の要約、プログラミングなどの分野で AIを利用し、職員の業務をサポートします。
- 個人情報の漏洩や著作権侵害を防ぐためのガイドラインを策定し、庁内の規定・マニュアルに基づいて職員の質問に答えるチャットボットも独自に開発しました。このチャットボットは、子育て支援策などの一般的な情報収集・分析に加え、庁内の事務的な質問にも対応可能です。利用した職員からのフィードバックを元に、回答の精度を継続的に改善していく予定です。
- 情報システム課の北村卓司課長は、「AIの活用により、職員一人ひとりに秘書のような存在ができたイメージです。業務の効率化を図ることで、人間にしかできない創造的な仕事や、対面でのきめ細かな対応により多くの時間を割けるようになります」と述べています。
香川県のこの取り組みは、AIと人間が協働することで、より良い行政サービスを提供しようとする先進的な事例と言えるでしょう。今後、他の自治体でも同様の取り組みが広がる可能性があります。
導入事例②：「AI市長秘書官」の導入(北九州市)
| 導入企業名 | 北九州市 |
| 事業内容 | 行政事務・学校事務など |
| 従業員数 | 7,144名 |
| AI導入前の課題 | ・市長のあいさつ文作成に職員が数時間を費やしていた ・あいさつ文作成に時間がかかることで、他の業務に支障をきたしていた可能性がある |
| AI導入成果 | ・AIを使ってわずか1分ほどであいさつ文が作成可能になった ・作成されたあいさつ文の完成度が高いと市長に評価された |
北九州市は、生成AIを活用した「AI市長秘書官」の実証実験を行いました。この取り組みは、市長のあいさつ文を生成AIを使って作成することを目的としています。
- 実験では、市長のこれまでの発言内容や言い回し、市の政策などをAIに学習させ、北九州マラソンをテーマにしたあいさつ文を作成させました。その結果、わずか1分ほどで文章が生成され、武内市長は「完成度が高い」と評価しました。
- 通常、市長のあいさつ文は職員が数時間かけて原案を作成していますが、生成AIを実用化することで業務の効率化が大きく進むと期待されています。
- 北九州市デジタル市役所推進室の田中宏輝係長は、「現在の完成度は7割ほどで、今後もバージョンアップを重ねていきます。AIの活用により浮いた時間は、政策立案や市民サービスの向上につなげていきたいと考えています」と述べました。
北九州市の取り組みは、生成AIを行政業務に積極的に導入することで、業務効率の改善と市民サービスの向上を同時に目指す先進的な事例と言えるでしょう。今後、他の自治体でも同様の取り組みが広がる可能性があります。
導入事例③：AI秘書「Sales Force Assistant」が営業訪問先を提案(株式会社NIコンサルティング)
| 導入企業名 | 株式会社ＮＩコンサルティング |
| 事業内容 | コンサルティング（戦略・戦術・人財育成）とITツール（仕組み・仕掛け・武器）の同時提供で、 中堅・中小企業の経営力・営業力を強化し、業績向上を実現 |
| 従業員数 | 70名 |
| AI導入前の課題 | ・人口減少により、営業担当者一人あたりの管理顧客数を増やす必要性が高まっていた ・営業担当者が闇雲に訪問件数を増やすだけでは、営業効率が低下する恐れがあった |
| AI導入成果 | ・AIが営業担当者のスケジュールと顧客データを解析し、最適な商談先を提案することで、効率的な営業活動が可能になる ・AIによる商談先の自動スケジュール作成により、営業担当者の業務負荷が軽減される |
株式会社NIコンサルティングは、営業支援システム「Sales Force Assistant」の新バージョンを2024年2月26日より提供開始しました。この新バージョンでは、独自のAI「SAI」による「アポイントアシスト」機能が追加されています。
- 「アポイントアシスト」機能は、営業担当者の空きスケジュールに対して、AIが蓄積された顧客データと営業担当者のスケジュールを解析し、商談先を提案します。人口減少により顧客数が減少する中、営業担当者一人あたりの管理顧客数を増やす必要がありますが、単に訪問件数を増やすだけでは効率が低下してしまいます。そこで、AIが営業担当者のスケジュールと顧客の優先度を考慮して、最適な商談先を提案することで、効率的な営業活動を支援します。
- また、新バージョンでは「デイリーモニター」機能も追加されました。これは、営業担当者の一日の活動をグラフで可視化するものです。商談件数やその顧客ランク別割合などの指標を表示することで、営業担当者が自身の活動を定量的に把握し、セルフマネジメントを促進できます。
NIコンサルティングは、これらの新機能によって、営業担当者の効率的な活動を支援し、営業DXを推進していきます。
導入事例④：AI秘書「石田さくら」(メタバース不動産株式会社)
| 導入企業名 | メタバース不動産株式会社 |
| 事業内容 | ・高速動画システム開発 ・ゲーム開発と制作 |
| 従業員数 | 不明 |
| AI導入前の課題 | ・仮想空間でのオフィスや住宅展示場において、リアルな受付や案内の提供が困難だった ・お客様の質問や要望に24時間365日対応することが難しかった |
| AI導入成果 | ・ChatGPTとAIアバターを統合したAI秘書により、仮想空間でも人間と見分けがつかないほど自然な受付や案内が可能になった ・AI秘書が24時間365日お客様の質問や要望に応対できるようになり、サービスの利便性が向上した |
メタバース不動産株式会社は、ChatGPTとAIアバターを統合した「AI秘書」サービスを2024年1月19日に提供開始しました。このAI秘書は、仮想空間でのオフィスや住宅展示場の受付や案内を担当し、お客様の質問や要望に自然な会話や表情で応対することができます。
同社が開発したAI秘書の一例として、「石田さくら」という名前のAI秘書が紹介されています。さくらは、お客様の声や内容を認識して適切な応対をし、メタバース不動産株式会社の提供するサービスやプロジェクトについても詳しく説明できます。
AI秘書の開発背景として、メタバース不動産株式会社は仮想空間でのビジネスやライフスタイルを革新するサービスのニーズを探る過程で、最新のChatGPTとAIアバターを統合した技術を用いてAI秘書を開発しました。
AI秘書の主な特徴は以下の3点です：
- ChatGPTとAIアバターを統合した技術により、人間と見分けがつかないほど自然な会話と表情を持つ
- 仮想空間でのオフィスや住宅展示場の受付や案内を担当し、お客様の質問や要望に応対する
- ChatGPTによる自然な会話と、Unreal Engine5を使用した精巧なAIアバターモデル
メタバース不動産株式会社は、このAI秘書サービスにより、仮想空間でのビジネスやライフスタイルに革新をもたらすことを目指しています。
導入事例⑤：桜の人気スポットを紹介する「AI秘書」(韓国・SKテレコム)
| 導入企業名 | SKテレコム |
| 事業内容 | 携帯電話事業 |
| 従業員数 | 20,955名 |
| AI導入前の課題 | ・桜の名所の混雑状況をリアルタイムで把握することが難しく、訪問者が混雑を避けるための情報が不足していた ・訪問者の年齢層に合わせた桜の名所の推奨が困難だった |
| AI導入成果 | ・AIが通信用装備のデータを基に、人気の桜スポットの混雑状況を曜日や時間帯別に予測し、リアルタイムの情報を提供できるようになった ・AIが過去のデータを分析し、年代別の好みに合わせた桜の名所の推奨が可能になった |
SKテレコムは、人工知能（AI）個人秘書「エイドット」に桜の名所混雑度情報を提供開始しました。このサービスは、通信用装備のデータを基に、人気の桜スポット37カ所の混雑状況を曜日や時間帯別に予測し、リアルタイムの混雑度や訪問者の年齢分布などの情報を提供します。
- 過去2年間のデータ分析によると、最も人気のある桜の名所は石村湖で、昨年は蚕園漢江公園、梅軒市民の森、物旺湖などが新たな人気スポットとして浮上しました。
- 年代別の好みにも差があり、20代はソウル市内の石村湖や輪中路の桜並木、景福宮を好むのに対し、30～40代は子どもと一緒に外出しやすい公園を訪れる傾向があります。50代以上は京畿道外郭地域の物旺湖、白雲湖、仙遊島公園などを主に訪問することが明らかになりました。
SKテレコムは、このサービスを通じて花見の外出計画を立てる際の参考情報を提供し、人々により快適な桜鑑賞の体験を提供することを目指しています。
【結論】AIの導入により秘書の仕事がなくなる可能性は低い！
AIの導入によって、秘書の業務内容は大きく変化することが予想されますが、秘書の仕事が完全になくなるとは考えにくいです。
以下の理由から、AIは秘書の業務を補完し、効率化するツールとして活用されるものの、秘書という職種自体がなくなることはないでしょう。
- 人間ならではの対人スキルの重要性
秘書の業務には、上司や取引先との信頼関係の構築、繊細な心理的サポート、状況に応じた臨機応変な対応など、人間ならではのスキルが求められる場面が多くあります。AIにはこれらの対人スキルを完全に再現することは難しく、秘書の持つ人間的な側面は、今後も重要な役割を果たし続けるでしょう。 - 判断の最終的な責任
AIによる意思決定支援は大きな助けになりますが、最終的な判断の責任は人間が負う必要があります。特に、倫理的な判断や、微妙なニュアンスを必要とする意思決定では、人間の関与が不可欠です。秘書は、AIの提案を参考にしつつ、自らの経験と知見に基づいて判断を下す役割を担い続けるでしょう。 - 業務内容の高度化とスキルシフト
AIの導入によって、定型的な業務や事務作業は自動化される一方で、秘書の業務内容はより戦略的で創造的なものへとシフトしていくと考えられます。データ分析に基づく意思決定支援や、高度なプロジェクト管理など、AIを活用しながら新たな価値を生み出す役割が秘書に求められるようになるでしょう。秘書のスキルセットは、AIの活用能力を含む形で拡張され、より専門性の高い職種へと進化することが予想されます。
したがって、秘書の仕事はAIにより完全に代替されるのではなく、AIと人間が協働し、それぞれの強みを活かしながら業務を遂行する形へと移行していくと考えられます。秘書は、AIを効果的に活用し、自らのスキルを進化させることで、これからの時代に求められる新たな役割を担っていくことができるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
AIツールの活用により、秘書の業務は大きく変化しますが、人間ならではのスキルや判断力は不可欠です。秘書とAIが協働し、それぞれの強みを活かすことで、より高度な業務遂行が可能となるでしょう。
AIの導入は、秘書の仕事をなくすのではなく、業務内容を進化させる機会となります。秘書はAIを味方につけ、新たな時代に求められる役割を担っていくことが期待されます。
