「毎日のメール作成に時間がかかりすぎる…」「もっと効率的に生成AIでメールを処理できないものか」とお困りの方もいるかもしれません。
しかし、Microsoft OutlookのCopilotを使えば、メール作成を自動作成したり、長いやりとりのメールを効率的に重点をおさえたりできる可能性があります。
この記事では、Copilotを活用してメールを自動作成する方法、その設定方法から使いこなしのコツまで、具体的な手順をわかりやすく解説します。
Windows Copilotとは
Windows Copilotとは、2023年9月頃から次々と新サービスが追加されている最新のMicrosoft AIモデルを活用した最先端AI技術です。この技術は、ユーザーが普段使っている話言葉の自然言語を使用してコンピューターと対話することを可能にし、日々のタスクを簡単かつ効率的にこなすことができます。
Microsoftが提供するBingという検索サービス上でも無料でCopilotを体験することができます。
Windowsに搭載されたCopilot in Windowsは、AIチャットとBing検索能力を活かし、ユーザーが求める情報を迅速に提供します。例えば、メール作成、ドキュメント編集、情報検索など、多岐にわたる作業を支援することで、効率化をはかります。
Microsoftの最先端AIモデルによって駆動されるCopilotは、従来の検索やコマンド入力に比べて、よりスムーズで自然な会話でパソコン操作ができます。パソコン操作に詳しくない初心者にむけてより易しくなったと言えます。
Windows Copilotの導入により、Windows 11はただのオペレーティングシステムではなく、ユーザーの作業を支援し、生産性を高めるためのパートナーへと進化を遂げました。この技術の普及により、ユーザーは日々のコミュニケーションや情報収集の方法に革新をもたらすことが期待されます。
詳しくは初心者向けに解説したこちらの記事をご覧ください。
Windows Copilotの料金とライセンス
有名なOpen AIのChatGPTとWindows Copilotの料金や機能の比較と、Copilotのライセンスについて解説していきます。
Copilotの料金と機能をChatGPTと比較！
Open AIとWindowsは互いに協力関係にあり、CopilotのAIモデルにはGPT4が使われているため機能としては同じようなことができます。
Copilotの料金とChatGPTの料金と機能を表でまとめましたのでご覧ください。
| Copilot | Copilot PRO | Copilot (Enterprise版) | ChatGPT (無料版) | ChatGPT (有料版) | |
| 料金 | 無料 | 月額3,200円 | 契約によるため 個別で異なる | 無料 | 月＄20 約3,000円 |
| 利用環境 | ブラウザ上（Bing） Windows上 （Windows in Copilot） スマホアプリあり | officeソフト ブラウザ上 | officeソフト | ブラウザ スマホ アプリあり | ブラウザ スマホ アプリあり |
| GPT4 回数制限あり | 無料で使える | 有料版より 回数が多く 使える | 使える | 使えない | 使える |
| 画像生成 （DALLE-3） | できる | できる | できる | できない | できる |
| Chat カスタマイズ | できない | Copilot GPT （自分で カスタムは できない） | できる | できない | GPTs |
Copilotは無料で、GPT4が使えることは大きな特徴です。ChatGPTでは課金しなければGPT4は使えません。
またDALLE-3を使った画像生成もCopilotであれば無料で使うことができます。画像生成を無料で試してみたい人にはおすすめできます。
またEnterpriseだけの契約があり、上位のクラスの契約の大企業から随時Copilotの機能を解放しているのではないかと推測されるため、大企業に所属されいてMicrosoftと契約されていればCopilotを使い倒すチャンスです。
こちらの記事でもWindows Copilotについてまとめていますので詳細はこちらでご確認ください。
Microsoft 365 Copilotが使えるライセンス
Microsoft 365で以下のライセンスで契約している場合はCopilotが一般公開されていないレベルで使える可能性があります。
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E5
Office 365 E3
Office 365 E5
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
ライセンスの確認方法をご紹介していきます。
- Microsoft 365にログインします
- 右上のアイコンをクリックし、［Microsoftアカウント］を選択します。
- [Microsoft アカウント] ページで、[サブスクリプション] 欄に契約内容が載っています
この契約が上に紹介した契約名であれば、Copilotの機能が優先的に使える可能性があります。
Microsoft 365 CopilotをOutlookで活用する準備
Microsoft 365 CopilotをメールソフトOutlookで活用する方法をご紹介していく前に、準備もご紹介しておきます。
Windows Copilotをインストール
まずはMicrosoftアカウントでサインインします。
デスクトップ上でマウスを右クリックし個人用設定を開きます。
左メニューの一番下にあるWindows Updateを選択します。
Windows Updateのその他オプション内にある「利用可能になったらすぐに最新の更新プログラムを入手する」を「オン」にします。
ここをオンにしておくことで、随時WindowsにCopilotがインストールされていきます。まだWindowsに入っておらず、すぐに使いたい方はBingからCopilotを使いましょう。
こちらの記事でも詳しくご紹介していますので、気になる方はこちらの記事もご覧ください。
Windows Copilotが表示されない？有効化する方法を解説
Windowsのアップデートを自動でオンにしているにもかかわらず、Copilotが表示されない場合はこちらの記事をご覧ください。
CopilotをOutlookで活用してみた：①メッセージの下書きをAIで作成
CopilotをOutlookで活用してみます。まずはメッセージの下書きをAIで作成します。
まずはOutlook で、[ホーム] > [新しいメール] > [メール] を選択し、新規メールを準備しましょう。
画面上部のツールバーにCopilitのアイコンがあるためCopilotアイコンを選択します。
ドロップダウンメニューから「Copilotを利用した下書き」という項目を選びます。
Copilot ボックスにプロンプトを入力します。 たとえば、「締め切りを間に合わせるために、粘土製の屋根板を利用することに決め、作業を先に進めるとチームに知らせます」といれます。
オプションでメールの長さや、書き方の雰囲気を選ぶことができます。基本はダイレクトか、仕事用であればフォーマルでよいでしょう。詞にする必要性には疑問が残ります。
生成を押すと、Copilotが下書きを書いてくれます。
出されたメッセージを確認して、必要に応じて、再生成やオプションを変更します。
下書きとして問題なければ「保持する」を選択しましょう。
下書きを編集して送信するとメール送信が完了します。
CopilotをOutlookで活用してみた：②メールの内容を要約する
今度はメッセージのやりとりの内容を要約してみます。
![[要約] をクリックして、Copilot によるメールのスレッドの要約を取得します。](https://support.content.office.net/ja-jp/media/f5fbeda5-5b9e-4283-917b-2dca8803e5b4.png)
Outlookで要約したい会話を選択すると「Copilotで要約」または「要約」と書かれているボタンがあります。
この要約を選択するとCopilotは会話内容をスキャンして重要なポイントを探して要約します。
Copilotによる要約という項目が上にでてきて、要約された内容が出力されました。
これでメール全文を読まなくても重要な点をおさえることができます。
Microsoft 365 Copilotの他の活用事例を紹介！
Microsoft 365 Copilotでできる他の活用事例もご紹介していきます。
Word：文章作成・文章要約
例えばワードでは文章を作ったり、要約することができます。
Excel：データ分析・グラフの作成・関数の提案
Excelではデータ分析や、グラフの作成や、関数の提案を自動でおこなってくれます。
グラフやピボットテーブルを自動で追加してくれました。
Excelの機能はこちらの記事で詳しくご紹介しています。
Power Point：資料作成・画像生成
またPowerPointでは資料作成や画像生成をおこなってくれます。
AIの未来についてのプレゼンテーションを作成すると指示するだけで6枚のスライドを準備してくれました。
またロボットのイメージを追加してと指示するとロボットの画像を追加してくれました。
このように一文指示をするだけで、作業を進めることができます。
PowerPointで行えることについては詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
Teams：会議の内容を要約・議事録作成
またTeamsなどの会話を収録し、その内容を要約したり、議事録を自動生成してくれる機能もあります。議事録や、次のアクションプランを確認したいときなどに有効です。
【Microsoft Outlook】Copilotでメールを自動作成する方法！のまとめ
いかがでしたか？
今回の記事をまとめると
- CopilotはMicrosoftが開発している会話型AIで、指示するだけで様々な事務作業を手伝ってくれる
- 料金プランなどが様々あるが、無料で使えるお得な機能もあるため要チェック
- メールを自動で作成したり、要約することが一文と数クリックでできる
- メール以外にもWordやExcel、PowerPointにもCopilotを活用できる可能性がある
でした。
これからもMicrosoftのCopilotは機能を追加して、ますます便利になっていくことが予想されます。なるべく早くCopilotに触れて、業務効率化を他の人より早く始めていきましょう。
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