業務効率化のツールとして、主にRPAとマクロがあります。
しかし、これらのツールの違いや使い分けについて明確に理解されていないことが多くなっています。
この記事では、RPAとマクロの特徴や違い、使い分け方について詳しく解説します。
ぜひ最後までご覧ください。
RPAとマクロ（VBA）の特徴
RPAとマクロは、それぞれ異なる特徴があります。
これらのツールの特徴を正しく理解することで、業務の効率化を図ることができます。
ここでは、RPAとマクロの概要や特徴について見ていきましょう。
RPAの特徴
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、繰り返しの業務を自動化する技術を指します。これにより、人間が行っていた繰り返しの単純作業をソフトウェアロボットが代わりに実行することで、業務の効率化やミスの削減を実現します。
RPAの主な特徴としては、専門的なプログラミングスキルがなくてもツールの導入および自動化が可能であるという点が挙げられます。
また、RPAによって自動化できる業務範囲は広く、PC上のほぼ全てのデータの入力や転送、レポートの生成などの定型的な業務において自動化ができるため、近年非常に注目されています。
マクロ（VBA）の特徴
マクロはExcelをはじめとするOfficeアプリ上での作業を自動化するためのツールとして利用されており、複雑な計算やデータ処理を効率的に行うことができます。
また、VBAは「Visual Basic for Applications」の略で、Excelを中心としたMicrosoft社のOfficeアプリを操作する際に使用されるプログラミング言語で、ExcelをはじめとするOfficeアプリ上でプログラムを作成・実行することができます。ただし、自動化できるのはOfficeアプリ上での作業のみとなっており、VBA単体で動作することはありません。
RPAとマクロを比較
RPAとマクロのそれぞれの特徴を見てきましたが、両者の違いや共通点を理解することにより、適切な自動化ツールの選定が可能となります。
ここでは、RPAとマクロを比較するため、共通点と違いについて見ていきましょう。
RPAとマクロの共通点①：定型業務の自動化ができる
RPAとマクロの特徴でも触れていますが、RPAとマクロの最も大きな共通点はPC上やOffice上での業務を自動化できる点です。
一度自動化してしまえば原則ワンクリックで作業が完了するため、業務時間短縮やコスト削減、働き方改革の推進等の効果が見込めます。
RPAとマクロの共通点②：定型作業以外は不得意である
RPAとマクロはともに定型化された作業を自動化するためのツールですが、それ以外の非定型作業には向きません。
ただし、昨今進化が著しいAIと組み合わせることにより、非定型業務にも対応可能となるようなツールも開発されつつあります。
RPAとマクロの共通点③：定期的なメンテナンスが必要である
RPAとマクロが行う業務に関連するアプリやシステムの仕様が変わった際には、再設定などのメンテナンスが必要になる場合があります。
このような場合に備え、担当者が変わる際は適切に引き継ぎをするようにしましょう。
RPAとマクロの違い①：自動化可能な領域
RPAとマクロの最大の違いは、自動化できる業務の対応範囲です。
RPAはツールごとに若干の違いはありますが、原則としてOfficeアプリをはじめその他多くのアプリやシステム、ブラウザでの自動化に対応しています。また、複数のアプリやシステム、ブラウザ間を行き交う作業にも対応が可能で、汎用性が高いことが特徴です。
一方、マクロはOfficeアプリ上での作業のみ自動化が可能であり、その他のアプリやシステム、ブラウザ上での業務の自動化には対応していません。
RPAとマクロの違い②：要求されるプログラミング知識
RPAとマクロの違いとして、要求されるプログラミングの知識の差があります。
RPAはツールごとに若干の違いはありますが、テンプレートが用意されていたり、操作の手順が明示されていることから、基本的にプログラミング知識がなくても操作可能です。
一方、マクロの場合はVBAというプログラミング言語でコードを書き、業務の自動化ツールを作成することになります。そのため、一定以上のプログラミングの知識が求められることになります。
ただし、RPAの場合でもより複雑な作業の自動化やメンテナンスの際には、プログラミング知識があった方が作業がスムーズに進むため、そのような場合に備えプログラミングの知識がある人材を配置することも有効と言えるでしょう。
RPAとマクロの違い③：データの処理速度・処理可能なデータ量
データの処理速度や処理可能なデータ量についても、RPAとマクロの間で違いがあります。
RPAの場合、サーバー型やクラウド型のRPAを利用している場合、より高速で膨大なデータの処理が可能になります。
ただし、デスクトップ型RPAの場合、RPAツールをPCにインストールした上でPC上で処理することになるため、処理能力がPCのスペックに依存することになります。そのため、処理能力の低いPCを使用している場合、スペックが足りず処理が完了しないという可能性もあるため、注意が必要です。
一方、マクロの場合、処理能力は完全にPCのスペックに依存します。そのため、PCの処理能力次第ではデスクトップ型RPAと同様に処理が完了せず、PCが止まってしまう可能性があります。
以下、3種類のRPAとマクロのデータ処理速度や処理可能なデータ量を一目で分かりやすいように表形式でまとめているので、ぜひご覧ください。
| RPA（サーバー型） | RPA（クラウド型） | RPA（デスクトップ型） | マクロ | |
| データの処理速度 | 速い | 速い | PCのスペック次第 | PCのスペック次第 |
| 処理可能なデータ量 | 多い | 多い | PCのスペック次第 | PCのスペック次第 |
RPAとマクロの違い④：導入コスト
RPAとマクロではツールの導入コストにも違いがあります。
RPAの場合、様々なベンダーから様々なツールが販売されており、ライセンスを購入して利用するという形態をとります。ライセンスの価格はRPAの種類によって異なりますが、大まかな目安としてはサーバー型は数百万円以上、クラウド型やデスクトップ型は数十万円から数百万円程度に収まる場合が多くなっています。
| RPA（サーバー型） | RPA（クラウド型） | RPA（デスクトップ型） | |
| 価格の相場 | 数百万円〜 | 数十万円〜数百万円 | 数十万円〜数百万円 |
一方、マクロはOfficeアプリ上に搭載されている機能であるため、ツールの購入等はなく、無料で使用が可能です。
RPAとマクロに適した業務
では、RPAとマクロのそれぞれに適した業務には一体何があるでしょうか。
ここで詳しく見ていきましょう。
RPAに適した場面①：既存システムとの連携
既存システムとの連携をしたい場合はRPAを使用するといいでしょう。
RPAの場合、外部システムとの連携のための方法が多数あることから、自動化させたい業務に応じて適切な連携方法を選択することができます。
RPAに適した場面②：膨大なデータの処理
すでに触れている通り、サーバー型やクラウド型のRPAの場合、膨大なデータの処理にも向いています。
特に金融や通信、小売など処理するデータ量が膨大な業界での業務の場合、複数のシステムをまたいだデータ管理が必要となる場合があり、このような場合にはRPAの活用が向いているといえます。
RPAに適した場面③：プログラミング知識に不安がある場合
RPAはVBAと異なり、プログラミング知識がなくても操作が可能です。また、場合によってはベンダーからのサポートを受けることもできます。
社内にプログラミングの知識がある人材が不足している場合であっても操作ができるため、このような場合にはマクロよりRPAの導入が向いているといえるでしょう。
マクロに適した場面①：コストをかけたくない場合
マクロはOfficeアプリに元々備わっている機能です。そのため、マクロを使用する場合、追加でコストをかける必要はありません。
Officeアプリ内の作業を自動化したいと考えており、さらにプログラミングに関する知識が豊富な人材が揃っている企業であれば、無理にコストをかけずにマクロを利用するのがいいでしょう。
マクロに適した場面②：Excel内での複雑な計算・データ集計をしたい場合
Excel内で完結する複雑なデータのグラフ化や売上データ集計などといった業務においても、マクロの活用がおすすめです。
マクロに適した場面③：Microsoft社のツールで統一する場合
マクロはMicrosoft社のアプリに備わっている機能なので、社内で使用するツールが全てMicrosoft社製のツールであれば、マクロで統一して使用できます。
マクロで統一することにより、業務の効率化が図れるという点もメリットとなります。
まとめ
RPAとマクロは、業務の自動化を目的としたツールであり、それぞれ異なる特徴とメリットを持っています。
RPAは複数のアプリケーション間でのデータ移動やGUI操作を中心とした業務に強みを持ち、マクロやVBAはExcelをはじめとするOfficeアプリ内でのデータ処理や計算を効率的に行うためのツールとして利用されます。
場面に応じて適切なツールを選択し使い分けることにより、業務の効率化を実現できます。本記事の内容を役立てていただければ幸いです。
