近年のAI（人工知能）の進化のスピードは驚異的であり、さまざまな分野での進歩が見られています。
中でもChatGPTなどに使用される自然言語処理の技術が大きく進歩し、これまでできなかったような文章生成や文章要約が自然言語で処理できるようになりました。
これらを日常生活やビジネスの中で取り入れようとする動きが一気に加速化しており、さらなる発展が期待されています。
そのような状況の中で、
- AIを文章要約（テキスト要約）に活用できないか
- 文章要約AIを使用する際のポイントや注意点
について知りたいという方は多いのではないでしょうか。
そこで、当記事では文章要約AIを使用するメリットをはじめ、活用するうえでのコツや注意点、文章要約AIの活用例について詳しく解説します。
ぜひ最後までご覧ください。
【前提】文章要約AIを活用するメリットは3つ
文章要約AIには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
以下で解説していきます。
文章要約AIのメリット①：業務効率化による時短
まず一つ目のメリットとして、業務効率化による時短があげられます。
文章は多くの情報源である一方、読んで理解するにしても、作成するにしても時間がかかります。しかし、文章要約AIを使えば大幅に効率化することができます。
例えば、会議の議事録作成では、要点をまとめて議事録を作成するには時間と手間がかかります。しかし、要約AIを活用すれば、会議の議事録を要約し、重要なポイントや決定事項を簡潔にまとめることが可能になります。
これにより雑務に追われる時間が減り、その分の時間を他の業務に充てることができ、働き方改革にも対応できるでしょう。
文章要約AIのメリット②：膨大な情報の取得が可能
文章要約AIを活用ことにより、より多くの情報の取得が可能となります。
例えば、新聞記事はテキスト量が多く、記事一面だけでも数千から１万以上の文字数が含まれるため、読むのにも時間がかかります。
ここで200～300文字程度に要約することができれば、素早く要点を掴むことができます。その分、従来の何倍、何十倍もの情報量に触れることができるようになるのです。
また、論文とも相性が良いと言えます。テキスト量が膨大になりがちな論文も、文章要約AIを活用すれば少ない時間で概要を理解することができ、その分従来よりもはるかに多くの情報を収集することができるでしょう。
このように、情報源の多くは文章であり、多くの情報を収集できることはその分多くのアウトプット（成果）を生み出す材料となるため、生産性向上につながることが期待されます。
文章要約AIのメリット③：業務上のコミュニケーションを円滑にできる
文章要約AIでなぜコミュニケーションが円滑化できるの？と思われるかもしれませんが、
文章要約AIを利用するメリットとして、業務上のコミュニケーションの円滑化があります。その理由として、情報の簡潔化と明確化があります。
長文で簡潔でない情報は、受け手にとってもアクセスしにくいものです。その結果伝えなければならない情報が伝わらず、コミュニケーションエラーを招く恐れがあります。
また、複雑で冗長な情報は誤解を招きやすく、認識の食い違いが生じる可能性もあります。
情報量が多いと感じた際には、自分で作成した文書を文章要約AIを活用することで、文章が簡潔化、明確化され、上述したような情報伝達のエラーや誤認識の防止に役立ちます。これにより、受け手にとってもストレスを感じることなく扱いやすい情報となるでしょう。
以上のことから、業務上のコミュニケーションを円滑化し、チームの生産性の向上や意思決定プロセスの加速につながります。
文章要約AIを活用する際のコツ・ポイント
ここでは文章要約AIを活用する際のコツ・ポイントについて解説します。
AIは優れた技術ではありますが、全てが万能なものではありません。自分の思ったような結果にならないこともあるでしょう。
そんな時は、ポイントを抑えることで改善されるケースもあるので、ぜひ実践してみてください。
文章要約AIの活用のコツ・ポイント①：長文をブロックに分けること
まず一つ目のポイントとしては、長文をブロックに分けることです。
文書が長く複雑になると、AIが全体の文脈を適切に理解し、重要なポイントを抽出するのが難しくなります。長い文書を複数の小さなブロックに分けることで、各ブロックごとに特定の主題やテーマに焦点を当てることができ、文脈をより正確に捉え、適切な要約を生成しやすくなります。
あまりに文字数が多い場合、AIが処理しきれないという懸念や、文書内の情報を体系的に整理できることで読み手が理解しやすくなるといったメリットもありますので、その意味でもブロックに分けることが有効となります。
但し、ブロックのサイズは注意が必要です。ブロックがあまりに小さすぎると文脈が失われてしまいます。
適切なサイズは文書の内容や構造によって異なりますが、一般的には一つの主題ごとにブロック分けする程度が適切です。もしくは、1万字以上の文章はブロック分けすることをおすすめします。また、ブロック分けする位置は、段落、セクション、章などの区切りで分けると文脈が保たれやすくなります。
あとは実際に試してみて、結果によってサイズを変えるなどの工夫をするのがよいでしょう。
文章要約AIの活用のコツ・ポイント②：複数の要約ツールを使い分けること
文書の種類や目的に応じて、最も適した要約ツールを選択しましょう。
文章要約AIはそれぞれのツールが異なるアルゴリズムや強みを持っており、文章の中身によって要約結果の優劣に差が出ます。
例えば、研究論文には専門的な内容を理解できるツールを、ビジネスレポートには要点を効果的に抽出するツールを使用するといった使用方法が考えられます。
判断が難しければ同じ文書に対して複数のツールを使用し、それぞれの要約の結果を比較するやり方も有効です。要約結果を比較、検討し、最も適切である要約結果を選択しましょう。
こうした比較を重ね、それぞれのツールがどのような文書に対して強いか、またどのような点で弱いかといった、ツールごとの特性を理解し、それに応じて適切に使い分けることが重要です。
ただし、複数のツールを使い分けることは、より精度の高い要約を得るための有効な手段ではありますが、どのツールも完璧ではないため、最終的な判断は人間が行うことが望ましいでしょう。
文章要約AIの活用のコツ・ポイント③：翻訳ツールも活用すること
多言語の文書を扱う場合には、文章要約AIと翻訳ツールを併用することが有効です。
国際的なビジネスや研究では、異なる言語の文書を扱う機会が多いため、翻訳と要約を組み合わせることで、異なる言語間でのコミュニケーションが効率化できます。
一般的には、まず翻訳ツールを使用して自分の理解しやすい言語に変換してから要約します。要約された文書を異なる言語のチームメンバーや利害関係者に伝える場合、要約した後に再度翻訳ツールを使用し、多言語間でのコミュニケーションを活発化することができます。
また、状況に応じて翻訳と要約の順序を変えることも有効なポイントです。例えば、非常に長い文書の場合、先に要約してから翻訳することで効率を高めることができるほか、要約により文書が簡潔になるため、翻訳ツールがより正確な翻訳を行いやすくなります。
使用する翻訳ツールはなるべく多くの言語を扱うもので、翻訳精度の高いツールを選択しましょう。中でもGoogle翻訳は100以上の言語をサポートしており、高度なAI技術により翻訳の精度も高いのでおすすめです。
多言語文書を扱う上での注意点は、要約AIツールが全ての言語をサポートしているわけではない点です。
サポートされていたとしても、言語によっては、複雑な文法で正確に要約するのが困難な場合や、文脈に基づくニュアンスや意味の理解が難しい場合があります。
文章要約AIを活用する際の注意点
文章要約AIを活用する際には、いくつか注意しなければならない点があります。
主に、機密情報を取り扱う際のセキュリティ上の問題や、要約された文章の正確性についてです。以下にて解説します。
文章要約AIでの注意点①：セキュリティ方針がマッチしているかどうか
ビジネス上で利用する場合、社内のセキュリティ方針とマッチしているかの確認が必要です。特に機密情報を取り扱う場合には注意しなければなりません。
オンラインの要約ツールにアップロードする際は、その情報が第三者に漏洩しないように注意しましょう。サービスプロバイダのプライバシーポリシーとセキュリティ対策を確認してください。
また、要約された文書や元の文書がサーバーに保存される場合、それらが適切に保護されているか、アクセス制御が行われているかを確認しましょう。不要になったデータは適切に削除することも重要です。
著名で信頼できるプロバイダのツールを選択することも大事なポイントです。これらのプロバイダは一般的に、データのセキュリティとプライバシー保護のための強固な対策を講じています。
以上、文章要約AIの使用する際には、セキュリティに関する注意事項を遵守することが、情報漏洩のリスクを軽減し、安全に利用する上で非常に重要です。
文章要約AIでの注意点②：作成したテキストの正確性
前述したとおり、AIは優れた技術ではありますが、完璧なものではありません。AIによって要約された回答結果が必ずしも正確なものとは限らないためです。この点を念頭に置いた上で取り扱う必要があります。
例えば、重要なニュアンスを見落としたり、読み違えすることがあります。特に複雑な文脈や専門的なトピック、多言語の文書に使用する場合においては注意が必要です。
また、要約した結果、元の文書のニュアンスが失われることがあります。これは、AIが重要と判断する情報が必ずしも人間の読者にとって重要とは限らないためです。その結果、不自然な要約文章となる懸念があります。
正確性を確保するポイントとしては、異なる要約AIツールを使用し、それぞれの要約されたテキストを比較することがあげられます。そしてなにより文章要約AIが完ぺきなものと過信せずに、人間による最終チェックの実行が必要不可欠です。
特に、正確さが求められるシーンでは、AI要約の使用を避けるか、慎重に使用するように心がけてください。
文章要約AIツールの活用例2選
これまで文章要約AIツールのメリットや活用するうえでのポイントやコツ、注意事項について触れてきました。ここまで読んでいただいたので、興味を持っていただけているものと思います。
さて、本章ではより具体的にイメージを掴んでいただくために、活用方法について解説します。より実践的な内容になっておりますので最後までご覧ください。
文章要約AIの活用方法①：会議・ミーティングの議事録作成
メリットを解説している部分で少し触れましたが、文章要約AIは議事録作成と相性が良いです。
大まかな手順は以下の通りです。
■手順
- 会議音声をテキスト化
- まずは会議の音声を録音し、テキスト化します。
- なるべく高品質の録音機材を使用し、全ての参加者がはっきりと聞こえるようにすることが、後工程を楽にできるポイントです。
- 最近のAI議事録ツールを使えばかなり精度よくテキスト化することができます。
- テキストの整理と編集
- 音声認識による誤変換や不要な部分（あいづちや議事録に関係ない雑談部分など）を編集・削除して、テキストを整理します。
- 文章要約AIツールの実行
- 整理されたテキストを文章要約AIツールに入力し、要約文を生成します。
- 前述したとおり、ツールの使い分けやブロック分けすることで精度が上がります。
- 要約文章の確認および修正、最終形式の作成
- 生成された要約文を確認し、必要に応じて手動で修正を行います。
- 特に重要な議論や決定事項が正しく反映されているかを確認します。
- 要約された議事録を最終形式に整えます。適切なフォーマットを用いて、必要に応じて追加情報（日付、出席者、議題など）を含めます。
工程は多いものの、自動処理の範囲が広いので、慣れてしまえばかなり効率よく作成できます。これにより短時間で議事録をまとめることができ、関係者とスピーディに情報共有を図ることが可能となります。
特に会議件数が膨大であったり、長時間時間の会議が多い職種では大きな効果が期待されます。また、会議中に必死にメモを取る必要がなくなるので、議論に集中することができるようになるでしょう。
文章要約AIの活用方法②：膨大な情報量からの短時間でのインプット
こちらもメリットで少し触れましたが、文章を要約し概要を把握することで、論文やニュース記事など膨大な情報量から効率よく情報収集することができるようになります。大まかな手順は以下の通りです。
■手順
- 要約したい情報の収集
- 収集する情報の種類や分野を特定し、信頼できる情報源（ニュースサイト、学術論文、業界レポートなど）を選定します。
- 情報源から必要な情報を収集します。
- 不確かな情報源は誤った情報を提供するリスクがあるため、信頼できる情報源からのデータを使用することが重要です。
- 情報の整理
- 画像形式でテキスト化されていない情報はOCR（光学文字認識技術）ツールを活用してテキスト情報化します。
- 収集した情報を整理し、要約AIに適したフォーマットにします。
- 文章要約AIツールの実行
- 整理された文書を要約AIツールに入力し、要約文を生成します。
- 要約の確認と分析
- 生成された要約文を確認し、情報の正確性と関連性を分析します。
- バイアスを避けるため、一つの情報源だけでなく、複数の情報源から情報を収集し、多角的な視点を考慮することが重要です。
文章要約AIの活用により、短時間で素早くより多くの情報が掴めるようになるでしょう。非常に有効な手段ですが、その正確性を確保するためには、人間による確認と補正が必要です。また、情報源の信頼性に注意することがポイントです。
文章要約AIツールを活用し、業務の効率化やスピードアップを図ろう！
いかがでしたでしょうか。
当記事では、文章要約AIを活用するメリット、活用するうえでのポイントや注意点、活用例について解説しました。
文章要約AIツールを使いこなせれば、本記事で挙げた以外にもさまざまな用途で活用することができ、業務の効率化やスピードアップが図れます。より多くの業務を処理することや、より価値のある業務に注力することができるはずです。
これをきっかけにぜひ文章要約AIツールの活用にトライしてみてはいかがでしょうか。
