今日のビジネスで重要視されているのが「文字認識技術」、特に「AI-OCR」の活用です。この技術は、紙やデジタルの文書から文字を自動で読み取り、データ化することで、業務の効率化を図ります。
しかし、その開発には専門知識が必要です。そこで役立つのが、信頼できる「文字認識開発会社」の選択です。この記事では
「AI-OCRシステムを導入しようと考えている」「興味はあるが始め方が分からない」
そんな方向けに、最適な開発会社やツールの選び方とおすすめの会社をわかりやすく解説し、AI-OCRの世界への第一歩を支援します。
AI-OCRシステムの受託開発会社を選ぶポイントは4つ
AI-OCRシステムの活用は、ビジネス効率化における重要な鍵となります。
ここでは、最適な受託開発会社を選ぶため、次の4つのポイントをご紹介します。
AI-OCRシステム開発会社選びのポイント①：AI-OCR開発に関する実績・ノウハウ・強みを理解すること
AI-OCRシステムの開発を検討する際に最も重要なのは、受託開発会社が持つ「実績」「ノウハウ」「強み」を理解することです。
文字認識技術を扱うAI-OCRシステムの開発には、専門的な知識が必要です。
文字認識技術は複雑であり、特にAI-OCRはその進化が速いため、受託開発会社がこれまでにどのようなプロジェクトを成功させてきたか、その詳細を知ることが重要です。
実績を確認することで、その会社が自社の目的に合った技術力を持っているかが見えてきます。
また、ノウハウの有無も、システムの質を左右します。特定の業界や用途に特化した経験がある会社を選ぶと、より効果的なAI-OCRシステムの導入が期待できます。
受託開発会社選びでは、これらの要素をしっかりと確認し、自社の要件に最も合う会社を選びましょう。
AI-OCRシステム選びのポイント②：目的・課題を明確にする
AI-OCRシステムを導入する際には、自社の目的や課題を明確にすることが重要です。
どのような文書を処理したいのか、どの業務を効率化したいのかといった具体的な目標を設定する必要があります。
目的が明確でないと、受託開発会社との相談時や見積もり時に適切な提案を受けにくくなります。
また、課題が明確であればあるほど、受託開発会社はより具体的で効果的なソリューションを提供できます。
受託開発会社に相談する前に、内部でしっかりと目的と課題を整理し、それを伝えることで、より良い開発プロセスが期待でき、最適なAI-OCRシステムの導入が実現しやすくなります。
AI-OCRシステム選びのポイント③：必要なサポート体制を明確にする
AI-OCRシステムの開発だけでなく、導入後のサポートも重要なポイントです。
開発が完了した後のフォロー、システムのメンテナンスやアップデートに対する対応は、システムの継続的な性能保持に不可欠です。
問題が発生した際の迅速な対応や、システムの改善や拡張に関する相談が可能かなど、長期的なパートナーシップを見据えた選択が求められます。
適切なサポート体制を持つ受託開発会社を選ぶことで、安心してAI-OCRシステムを運用できます。
したがって、受託開発会社を選ぶ際には、どのようなサポート体制が整っているかを確認することが大切です。
AI-OCRシステム選びのポイント④：複数の開発会社から相見積もりを取る
AI-OCRシステム開発において予算は大きな要素です。
そのため、コストパフォーマンスを考慮し、複数の受託開発会社から見積もりを取ることが重要です。
相見積もりを取ることで、各会社のサービス内容や費用を比較し、予算内で最高の価値を提供してくれる会社を見つけることができます。
ただし、安さだけでなく、提供されるサービスの質やサポート体制も考慮に入れる必要があります。
費用対効果をしっかりと評価し、自社に最適な開発パートナーを選ぶことが成功への鍵となります。
AI-OCRツールの選び方・ポイントは3つ
AI-OCRツール選びのポイント①：AI-OCRで読み取るものを決めておく
AI-OCRツールを選ぶ際、最初に考えるべきは「読み取るものを明確にする」ことです。
AI-OCRツールは、手書き文字や活字（印刷された文字）など、様々な種類の文字を読み取ることができますが、ツールによって得意とする分野や精度に差があります。
たとえば、手書き文字に強いツールもあれば、活字の読み取りに特化したものもあります。
自社で主に扱う文書の種類を明確にし、それに最適なAI-OCRツールを選ぶことで、読み取り精度が向上し、ビジネスの効率化に繋がります。
また、自社が扱う文書の形式を苦手とするツールを選んでしまうと、読み取りエラーが増え、結果的に追加の手作業や時間が必要になる可能性があります。
AI-OCRツール選びのポイント②：読み取る枚数を想定しておくこと
AI-OCRツールを選ぶ際には、「読み取る量や枚数を想定する」ことも重要です。
製品によっては、読み取る量に応じた課金体系を採用しており、使用する文書の量に基づいて費用が異なるものもあります。
そのため、日常的にどれくらいの文書を読み取る必要があるのかを想定し、それに適したAI-OCRツールを選択することが肝心です。
たとえば、毎日大量の書類をスキャンしてデータ化する必要がある企業は、高い処理能力と、多くの枚数に対応できる課金プランがある製品を選ぶことが望ましいです。
一方、定期的に少数の文書しか読み取らない場合は、よりコストパフォーマンスに優れたプランのある製品が適しています。
自社の文書量に合わせたツール選びをすることで、コストの過剰な負担を避けることができます。
したがって、実際の業務量に即した枚数の想定が、最適なAI-OCRツールの選択において重要なポイントとなるのです。
AI-OCRツール選びのポイント③：他の基幹システムやRPAとの連携の可否
AI-OCRツールを選ぶ際には、「他の基幹システムやRPA（Robotic Process Automation、ロボティックプロセスオートメーション）との連携が可能かどうか」を確認することが非常に重要です。
基幹システムとは、企業の中心的な業務を支えるシステムのことで、これらのシステムとAI-OCRツールがスムーズに連携できれば、業務の効率化が大幅に進みます。
AI-OCRツールからの出力フォーマットが、既存の基幹システムやRPAツールと互換性があるかどうかを確認することは非常に重要です。
たとえば、AI-OCRツールが読み取ったデータを、会計システムや顧客管理システムに自動で入力できるかどうか、または帳票の仕分けなどの機能があるかどうかですが、これらの機能の有無は、業務プロセスを自動化し、効率化する上での重要な鍵となります。
さらに、RPAツールとの連携は、定型的な業務の自動化に大きな役割を果たします。
AI-OCRツールが文書からデータを読み取り、そのデータを基にRPAツールが業務を自動で実行することで、手作業による時間とコストを大幅に削減できます。
このように、AI-OCRツールと他のシステムとの連携可能性を確認することで、業務全体の効率化と自動化を最大限に引き出すことができるのです。
OCRとは：文字を認識し、電子テキストとしてデータ化するシステム
OCRとは、「Optical Character Recognition」の略で、「光学的文字認識」という意味です。
これは、紙に書かれた文字や印刷された文字を読み取り、それをコンピューターで扱える電子テキストに変換する技術のことです。
この素晴らしい技術のおかげで、たくさんの紙文書を簡単にデータ化し、パソコンで扱えるようになることで、時間と労力を大幅に節約し、作業の効率を飛躍的に向上させることができます。
さらに、最近では「AI-OCR」という技術が開発されています。AI-OCRは、AI、つまり「人工知能」と組み合わせたOCRです。
ここで使われる「機械学習」とは、コンピューターに大量のデータを学習させ、自ら学び取らせる技術のこと。
この機械学習を使うことで、AI-OCRは従来のOCRよりも高い正確性を持ち、手書きや定形外の文字も読み取ることが可能になります。
たとえば、手書きのメモや書体が特殊な文書でも、AI-OCRはそれらを正確にデジタルデータとして認識し、電子ファイルに変換できます。
ビジネスの現場では、このAI-OCRの導入によって、大量の文書のデジタル化が効率的に進み、作業の速度が飛躍的に向上している実例も急増しています。
OCRは、紙の文書をデジタル化する際の強力な助けになり、AIと組み合わせたAI-OCRは、さらにその能力を強化し、私たちの仕事をもっと簡単かつ効率的にしてくれるでしょう。
AI-OCRとOCRの違い
OCR（Optical Character Recognition）とは、画像から文字を認識し、テキストデータに変換する技術です。
一方、AI-OCRはOCRの基本機能に加え、人工知能（AI）のアルゴリズムを組み込んでいます。このAIにより、AI-OCRは複雑な画像や曖昧な文字も高い精度で認識できるようになります。
つまり、従来のOCRが基本的な文字認識に特化しているのに対し、AI-OCRはそれに加え、より高度で複雑な状況に対応できる点が大きな違いです。
AI-OCRシステムを導入・活用するメリット3選
AI-OCRシステムは、ビジネスの現場で多くのメリットをもたらします。ここでは、特に重要なメリットを3つ選んで、それぞれを詳しく解説します。
AI-OCRシステムを導入・活用することで得られるこれらの利点は、ビジネスの効率化やコスト削減、さらには業務プロセスの革新に大きく貢献します。
AI-OCRシステム活用のメリット①：データ管理が容易になること
AI-OCRシステムの導入によって、データ管理が大幅に簡単になります。
AI-OCRは、手書きや印刷された文書を読み取り、それをテキスト形式のデータに変換します。
この変換されたデータは、ExcelやWordなどの一般的なソフトウェアと簡単に連携できるため、文書の整理や編集が容易になります。
たとえば、会議のメモや契約書類をスキャンするだけで、瞬時にデータベース内で検索可能な形式に変換できます。
これにより、ファイルの保管や検索にかかる時間が大幅に削減され、データ管理の効率が向上します。また、紙ベースの文書をデジタル化することで、紙の保管スペースを節約し、情報のセキュリティも強化されます。
AI-OCRシステム活用のメリット②：人件費などのコスト削減
AI-OCRシステムを活用することで、データ入力などの手作業を大幅に自動化できるので、人件費の削減が可能になります。
通常、大量の文書データを手作業で入力するには多くの時間と労力が必要ですが、AI-OCRはこのプロセスを自動化し、効率的に処理します。
また、手作業によるデータ入力はミスが生じやすいですが、AI-OCRを使用することで入力ミスを削減でき、データの正確性が高まります。
これにより、ミスによる再作業の時間短縮や、データの信頼性向上が期待できます。
さらに、従業員はデータ入力から解放され、コア業務に集中できるようになり、全体の生産性が向上します。
AI-OCRシステム活用のメリット③：RPAとの連携でさらなる業務効率化が可能
AI-OCRシステムは、RPA（Robotic Process Automation：ロボティックプロセスオートメーション）と連携することで、業務の自動化と効率化をさらに推進できます。
RPAは、定型的な業務を自動で行うツールで、例えばデータの読み込みや入力などを自動化することができます。
AI-OCRとRPAを組み合わせることで、文書のデータ化からそのデータを使った業務処理までを一貫して自動化できます。
これにより、業務プロセスがスムーズになり、時間とコストの両面で大きなメリットが得られます。
特に、繰り返し行われるルーチンワークの自動化は、従業員の負担を軽減し、より創造的な作業に時間を割くことが可能になります。
AI-OCRシステムを導入・活用するデメリット2選
AI-OCRシステムは多くのメリットを提供しますが、導入や運用にあたってはいくつかのデメリットも考慮する必要があります。
ここでは、特に重要なデメリットを2つ選んで、それぞれを詳しく解説します。これらのデメリットを理解することは、システムを導入する際の判断材料として重要です。
AI-OCRシステム活用のデメリット①：導入時にはコストがかかること
AI-OCRシステムの導入には、初期費用がかかります。
これは、システムの設置や運用に必要なハードウェア、ソフトウェア、さらにはシステムを最適に機能させるための設定やカスタマイズに関連する費用です。
特に、高度な機能を持つAI-OCRシステムを導入する場合、その分だけ初期投資が大きくなります。
また、システムを効率的に運用するためには、社内での適切なトレーニングやサポート体制の構築も必要となり、これにもコストが伴います。
導入後の継続的なメンテナンスやアップデートにも費用がかかるため、総合的なコストを事前にしっかり把握し、長期的な視点での費用対効果を考慮することが重要です。
AI-OCRシステム活用のデメリット②：読み取り精度は100%ではないこと
AI-OCRシステムは、文書の読み取りにおいて非常に高い精度を誇りますが、その正確性は100%ではありません。
これは、AI-OCRがどんなに高度な技術を使っていても、特定の種類の文書には課題が残ることを意味します。
たとえば、AI-OCRシステムは縦書きの文字の読み取りを苦手とする傾向があります。これは、縦書きの文字が横書きに比べて認識が複雑であるためです。
このため、AI-OCRシステムを使用する際には、人の手による確認作業が必要になることがあります。
人の手による確認作業とは、システムによってデータ化された内容を人が精査し、誤認識された部分や見落とされた情報がないかを確認する作業です。
この作業は、AI-OCRシステムの精度向上に不可欠であり、特に重要な文書を取り扱う場合には、人の目による確認が重要です。
AI-OCRシステムの読み取り精度が100%でないことは、システム導入の際に考慮すべき重要なポイントです。
縦書き文書など、特定の条件下での読み取り精度の問題を理解し、必要な場合には人の手による追加の確認作業を計画することが、効果的なシステム活用の鍵となります。
自社の目的や課題解決に最適なAI-OCR開発を依頼してみませんか？
いかがでしたでしょうか。
この記事では、AI-OCR開発に最適なAI受託開発会社やAI-OCRツールの選び方をはじめ、OCRとの違い、AI-OCRのメリットやデメリットについても解説しました。
元々あったOCRという技術にAIの学習機能を融合したAI-OCRを活用することにより、大幅な業務の効率化やコスト削減が進められることが分かります。
この記事を読んで「AI-OCRを導入してみよう！」と思った方は、ぜひ当社にご相談ください。
最適な企業やツール選定により、多くの企業の業務改善が進められることをお祈りしております。
